PAGE職工檔案管理與制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案管理，確保職工檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司和職工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映職工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集職工在各個(gè)階段的相關(guān)材料，確保檔案資料完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)職工檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)職工的工作變動(dòng)、崗位調(diào)整等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括職工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。（二）自傳材料職工撰寫的個(gè)人成長經(jīng)歷等材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表。2.晉升、調(diào)職等考核材料。3.各類考察報(bào)告。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、評(píng)審表等。（五）政審材料包括入黨、入團(tuán)等政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（八）處分材料受到的紀(jì)律處分決定書等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表。2.任免文件。3.出國（境）審批材料。（十）其他可供組織參考的材料如職工的工作成果、科研項(xiàng)目材料等。三、檔案建立與收集（一）新職工檔案建立1.新職工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集職工的個(gè)人基本信息表、學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件等初始材料。2.指導(dǎo)職工填寫履歷等相關(guān)表格，并要求職工如實(shí)提供自傳等材料。（二）日常收集1.各部門負(fù)責(zé)及時(shí)將涉及職工的考核、考察、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料送交人力資源部門。2.人力資源部門定期與其他相關(guān)部門溝通，確保各類材料及時(shí)歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）分類按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如履歷類、考核類等。（二）排序同一類別內(nèi)的材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。（三）編目1.編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁碼等。2.建立電子目錄，方便查詢。（四）裝訂將每份材料進(jìn)行規(guī)范裝訂，保持整齊美觀。（五）歸檔將整理好的檔案存入專門的檔案柜，并建立檔案存放索引。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱職工檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱職工檔案。3.涉及職工個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)職工本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人向檔案管理人員提交查閱申請(qǐng)表。2.檔案管理人員根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審核，審核通過后提供檔案。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱職工檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要借閱的，需持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等。2.檔案管理人員審核并辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金。3.借閱人按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完整無損，如有損壞，照價(jià)賠償。六、檔案保管與安全（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防蟲。2.配備必要的消防、防盜設(shè)施。（二）保管期限1.職工檔案長期保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）安全管理1.檔案管理人員嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.將職工檔案內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息查詢與利用1.公司內(nèi)部人員可通過電子檔案系統(tǒng)查詢相關(guān)信息。2.利用信息化手段提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.職工離職、退休、調(diào)動(dòng)等。2.檔案需要轉(zhuǎn)移到其他單位或部門。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料整理密封，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)接收單位。3.與接收單位辦理檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。九、檔案審核與清理（一）審核1.定期對(duì)職工檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門或職工進(jìn)行整改。（二）清理1.對(duì)已超過保管期限、無保存價(jià)值的檔案材料進(jìn)行清理。