PAGE單位財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門的財(cái)務(wù)檔案管理工作。財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對賬單、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及其他與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類文件資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：財(cái)務(wù)檔案管理工作在單位負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，明確各部門在財(cái)務(wù)檔案管理中的職責(zé)，確保管理工作的順利開展。2.分級負(fù)責(zé)原則：實(shí)行分級管理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、保管等工作；檔案管理部門負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并提供查閱、借閱等服務(wù)。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理行為，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。4.安全保密原則：采取有效措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止財(cái)務(wù)檔案的丟失、損壞和泄密。同時(shí)，嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱范圍，保障財(cái)務(wù)信息的安全。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。（二）編號財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證類：按照年度、月份和憑證序號進(jìn)行編號，格式為“年度月份憑證序號”，例如“202301001”。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬編號為“1”，明細(xì)賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，其他輔助性賬簿編號為“5”。各類賬簿再按照年度和賬簿序號進(jìn)行細(xì)分編號，格式為“賬簿類別編號年度賬簿序號”，例如“22023001”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年度和報(bào)告類別進(jìn)行編號，年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號為“1”，半年度財(cái)務(wù)報(bào)告編號為“2”，季度財(cái)務(wù)報(bào)告編號為“3”，月度財(cái)務(wù)報(bào)告編號為“4”。格式為“報(bào)告類別編號年度報(bào)告序號”，例如“12023001”。4.其他會(huì)計(jì)資料類：按照資料類別和年度進(jìn)行編號，銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“1”，銀行對賬單編號為“2”，納稅申報(bào)表編號為“3”，財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件編號為“4”，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告編號為“5”，財(cái)務(wù)分析報(bào)告編號為“6”等。格式為“資料類別編號年度資料序號”，例如“32023001”。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門在財(cái)務(wù)活動(dòng)過程中形成的各類文件資料，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性。2.對于外部單位提供的與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件資料，如銀行對賬單、稅務(wù)發(fā)票等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并辦理簽收手續(xù)。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作，及時(shí)將涉及財(cái)務(wù)活動(dòng)的文件資料移交財(cái)務(wù)部門。（二）整理1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照分類和編號要求，對收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理。首先，對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并按照編號順序排列；然后，對會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類整理，去除不必要的附件，確保資料的整潔和規(guī)范。2.在整理過程中，應(yīng)檢查財(cái)務(wù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于缺失或有誤的文件資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員進(jìn)行核對和補(bǔ)充。3.整理好的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)裝入專用的檔案盒或檔案袋，并在封面上注明檔案類別、年度、月份、編號等信息。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限設(shè)定1.會(huì)計(jì)憑證類：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于1年。（二）保管地點(diǎn)與設(shè)施1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案保管庫中，并確保保管庫具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案保管庫應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記相關(guān)信息。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)做好檔案保管庫的日常管理工作，保持庫內(nèi)整潔，嚴(yán)禁在庫內(nèi)吸煙、堆放雜物等。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)指定檔案管理人員陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換財(cái)務(wù)檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案歸還原位。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱本單位財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，如同意借閱，應(yīng)與借閱單位簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、保密責(zé)任、歸還要求等。3.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還財(cái)務(wù)檔案。檔案管理人員應(yīng)在歸還時(shí)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱單位聯(lián)系，并按照協(xié)議約定進(jìn)行處理。4.借閱財(cái)務(wù)檔案的人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記、涂改等操作。如需復(fù)印或摘錄財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。六、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且已履行完相關(guān)手續(xù)，確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對于涉及未了事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，如正在進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)糾紛、未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)等，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、年度、月份、編號、名稱、保管期限等信息。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批。單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》與實(shí)際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。七、財(cái)務(wù)檔案管理人員職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全。2.按照規(guī)定的分類和編號方法，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類編號，并建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查找和管理。3.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)辦理財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱手續(xù)，對查閱和借閱情況進(jìn)行登記和監(jiān)督。5.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)檔案保管所需的場地和設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.對財(cái)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查和指