PAGE司法局檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)司法局檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門(mén)及本局工作人員、因工作需要查閱本局檔案的外單位人員以及依法申請(qǐng)查閱本局檔案的公民、法人和其他組織。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本局的相關(guān)規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)工作、服務(wù)社會(huì)為宗旨，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為司法行政工作、社會(huì)公眾及相關(guān)單位提供便捷、高效的檔案查閱服務(wù)。二、檔案查閱范圍（一）本局工作人員查閱范圍1.因工作需要，可查閱本人在工作中形成的檔案材料，包括但不限于案件卷宗、工作記錄、請(qǐng)示報(bào)告等。2.為履行工作職責(zé)，可查閱相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案資料，如法律法規(guī)文件、典型案例、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.經(jīng)批準(zhǔn)，可查閱涉及本局整體工作、重要決策、重大事件等方面的檔案資料，以了解工作全貌，更好地開(kāi)展工作。（二）外單位人員查閱范圍1.因工作協(xié)作需要，與本局有業(yè)務(wù)往來(lái)的外單位人員，經(jīng)本局相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與合作事項(xiàng)相關(guān)的檔案資料，如聯(lián)合辦案文件、工作聯(lián)系函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)等依法履行職責(zé)需要查閱本局檔案的，按照相關(guān)法律程序和規(guī)定辦理查閱手續(xù)后，可查閱與其工作相關(guān)的檔案內(nèi)容。（三）公民、法人和其他組織查閱范圍1.公民、法人和其他組織依法申請(qǐng)查閱本局檔案的，本局應(yīng)根據(jù)具體情況，按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行審查。對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，可查閱與其自身權(quán)益相關(guān)的檔案資料，如行政許可決定、行政處罰記錄、法律援助案件檔案等。2.涉及政府信息公開(kāi)范圍內(nèi)的檔案，按照政府信息公開(kāi)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱。三、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《司法局檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.外單位人員查閱檔案，需提前向本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出查閱申請(qǐng)，填寫(xiě)《司法局檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料。經(jīng)本局業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請(qǐng)表及相關(guān)材料轉(zhuǎn)送檔案管理部門(mén)。3.公民、法人和其他組織申請(qǐng)查閱本局檔案，應(yīng)向本局指定的受理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，寫(xiě)明申請(qǐng)人基本情況、查閱事項(xiàng)及申請(qǐng)理由等，并提供有效身份證明。受理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，符合條件的，將申請(qǐng)材料轉(zhuǎn)送檔案管理部門(mén)。（二）申請(qǐng)審批檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)表及相關(guān)材料后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱安排1.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案存放情況，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人員如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)印、摘抄。復(fù)印、摘抄的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（四）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱申請(qǐng)人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途、復(fù)印摘抄情況等信息。查閱登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱和核查。（五）歸還檔案查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。四、檔案查閱要求（一）查閱人員要求1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，服從檔案管理人員的安排和管理。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員對(duì)查閱過(guò)程中知悉的國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私等信息，負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。（二）查閱場(chǎng)所要求1.本局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃、易爆、易腐等物品。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)查閱場(chǎng)所的管理，定期檢查安全設(shè)施，確保檔案信息安全。（三）查閱時(shí)間要求1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)在正常工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)行。如有特殊情況需要在非工作時(shí)間查閱，應(yīng)提前與檔案管理部門(mén)協(xié)商，并經(jīng)批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)本局檔案管理部門(mén)的安排，在指定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行查閱。五、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本局紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行抽查。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案查閱過(guò)程的全程監(jiān)控，確保查閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.對(duì)于公民、法人和其他組織對(duì)本局檔案查閱工作的投訴和舉報(bào)，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。（三）責(zé)任追究對(duì)違反檔案查閱制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)等處理；造成檔案信息泄露、檔案損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、特殊檔案查閱規(guī)定（一）涉及國(guó)家機(jī)密檔案1.涉及國(guó)家機(jī)密的檔案查閱，必須嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)保密部門(mén)審核同意后，方可查閱。2.查閱人員必須是經(jīng)過(guò)保密審查、符合保密條件的人員，并在指定的保密場(chǎng)所進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中應(yīng)有專(zhuān)人陪同監(jiān)督。3.查閱涉及國(guó)家機(jī)密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料如數(shù)歸還，并對(duì)查閱過(guò)程中知悉的國(guó)家機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露。（二）歷史檔案1.歷史檔案的查閱應(yīng)遵循保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)、維護(hù)檔案原貌的原則，盡量減少對(duì)檔案的直接接觸和損壞。2.查閱歷史檔案時(shí)，應(yīng)優(yōu)先采用數(shù)字化復(fù)制等非接觸式方式提供利用，確需直接查閱原件的，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保護(hù)要求進(jìn)行操作。3.對(duì)于歷史檔案中涉及的重要?dú)v史事件、人物等信息，如需對(duì)外公布或引用，應(yīng)進(jìn)行深入研究和考證，并報(bào)經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。（三）電子檔案1.查閱電子檔案應(yīng)使用本局指定的電子檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，不得擅自使用其他軟件或設(shè)備進(jìn)行查閱。2.在查閱電子檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，不得對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、刪除、移動(dòng)等操作。如需對(duì)電子