PAGE文件檔案管理總制度一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部統(tǒng)一歸口管理，確保文件檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：文件檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的開展情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：文件檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司工作的各個方面，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：文件檔案的管理應(yīng)便于查找、借閱和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對公司文件檔案進行清查、核對，確保文件檔案的安全和完整。4.對公司各部門文件檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交綜合管理部。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司文件檔案管理制度，確保本部門文件檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部做好文件檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.熱愛本職工作，熟悉文件檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.認真履行文件檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守文件檔案管理各項規(guī)章制度。3.負責(zé)文件檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等。4.積極為公司各部門提供文件檔案利用服務(wù)，做好文件檔案的查閱、借閱登記等工作。5.保守公司文件檔案機密，不得擅自泄露公司文件檔案內(nèi)容。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的文件，如合同、協(xié)議、項目方案、業(yè)務(wù)報表等。3.技術(shù)文件：公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝等方面形成的文件，如技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.人事文件：有關(guān)公司員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、獎懲等方面的文件。（二）文件的起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，按照公司規(guī)定的格式和要求起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合法律法規(guī)和公司政策要求。2.重要文件在起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合理性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核通過后的文件方可正式印發(fā)。（三）文件的印發(fā)與發(fā)放1.經(jīng)審核通過的文件，由綜合管理部統(tǒng)一編號、排版、印發(fā)。文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的份數(shù)進行，確保文件發(fā)放到位。2.文件發(fā)放應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件名稱、文號、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認。（四）文件的傳閱與辦理1.對于需要傳閱的文件，綜合管理部應(yīng)按照文件規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并填寫《文件傳閱登記表》，記錄傳閱時間、傳閱人等信息。2.文件傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成傳閱，并簽署意見。對于需要辦理的文件，傳閱人應(yīng)及時將文件交至承辦部門或個人辦理。承辦部門或個人應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部。（五）文件的保管與清退1.文件承辦部門或個人在文件辦理完畢后，應(yīng)及時將文件整理歸檔，并移交綜合管理部保管。2.綜合管理部應(yīng)定期對文件進行清查、核對，確保文件的安全和完整。對于已失效或不需要保存的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行清退或銷毀。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：包括公司在行政管理活動中形成的各類文件材料，如上級文件、公司文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)等。2.科技檔案：公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的具有保存價值的文件材料，如科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案等。3.會計檔案：公司在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等文件材料。4.人事檔案：公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬福利等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，如合同檔案、項目檔案、客戶檔案等。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的文件材料收集齊全，并進行初步整理。2.綜合管理部檔案管理人員負責(zé)對各部門移交的文件材料進行審核、分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案的歸檔與保管1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案分類方案進行存放。檔案存放應(yīng)做到科學(xué)合理、便于查找。2.檔案保管應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防潮防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保存。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，詳細記錄檔案名稱、文號、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認。檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由專人負責(zé)監(jiān)銷。（五）檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。3.查閱和借閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部。五、電子文件與檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中應(yīng)及時將形成的電子文件進行收集、整理，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件的格式應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，便于長期保存和利用。（二）電子文件的存儲與管理1.電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.綜合管理部應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進行分類、編號、存儲、檢索等管理，確保電子文件的有序存放和方便利用。（三）電子檔案的歸檔與保管1.電子文件在辦理完畢后，應(yīng)及時歸檔，納入電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致。2.電子檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進行檢查、維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。（四）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進行檢索和查閱。查閱權(quán)限應(yīng)按照公司規(guī)定進行設(shè)置，確保電子檔案的安全。2.如需將電子檔案打印或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行操作。六、保密與安全管理（一）保密管理1.公司文件檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件檔案進行保密管理。2.對于機密文件檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司文件檔案提供給外部單位或個人。（二）安全管理1.加強文件檔案管理場所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對文件檔案管理場所進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.對因自然災(zāi)害、事故等原因造成文件檔案損壞或丟失的，應(yīng)及時采取措施進行搶救和處理，并向上級主管部門報告。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)綜合管理部負責(zé)對公司各部門文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保公司文件檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求。2.文件檔案的查閱、借閱等利用工作是否規(guī)范。3.文件檔案管理場所的安全防范措施是否落實。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部每年定期對公司各部門文件檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，綜合管理部不定期對部分部門的文件檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對公司文件檔案管理中的突出問題或重要事項，開展專項檢查。