PAGE居保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險（以下簡稱居保）檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在居保業(yè)務辦理過程中形成的各類檔案，包括參保登記、繳費記錄、待遇核定、關系轉移、待遇領取等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映居保業(yè)務辦理的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，涵蓋居保業(yè)務的各個方面。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和管理，提高工作效率。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善居保檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。定期對檔案進行檢查、清點和統(tǒng)計，確保檔案的安全和完整。對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并向上級報告。2.業(yè)務部門負責本部門居保業(yè)務檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實、準確和完整。在業(yè)務辦理過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范填寫各類業(yè)務表格和資料，及時將相關檔案材料移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務支持和解釋。3.信息技術部門負責居保電子檔案管理系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。提供技術支持，保障檔案管理部門與業(yè)務部門之間的數(shù)據(jù)傳輸和共享。對電子檔案的備份、恢復等工作進行技術指導和監(jiān)督。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記檔案：包括參保人員基本信息表、身份證復印件、戶口本復印件、照片等。2.繳費記錄檔案：包括繳費憑證、銀行對賬單、繳費明細表等。3.待遇核定檔案：包括待遇申請表、相關證明材料、審核審批表等。4.關系轉移檔案：包括轉移申請表、轉移接續(xù)信息表、相關證明材料等。5.待遇領取檔案：包括待遇領取資格認證表、生存證明、領取記錄等。6.其他與居保業(yè)務相關的檔案材料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務辦理完畢后的規(guī)定時間內(nèi)，將相關檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，業(yè)務部門應按照規(guī)定格式和要求進行整理，并及時上傳至電子檔案管理系統(tǒng)。（三）整理方法1.分類：按照居保業(yè)務流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為參保登記類、繳費記錄類、待遇核定類、關系轉移類、待遇領取類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應包含年份、業(yè)務類別、流水號等信息，以便于查詢和管理。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應按照一定順序進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應定期對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案及時、準確地歸入相應的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案應按照編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年份、保管期限等信息。3.對于電子檔案，應按照存儲介質(zhì)的要求進行歸檔存儲，建立電子檔案索引目錄，便于查詢和利用。（二）保管期限1.居保檔案的保管期限分為長期和短期。長期保管期限為[X]年，短期保管期限為[X]年。2.參保登記檔案、繳費記錄檔案、待遇核定檔案、關系轉移檔案等重要業(yè)務檔案應長期保管；待遇領取檔案等可根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。3.保管期限從檔案形成的次年1月1日起計算。（三）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案柜應擺放整齊，便于通風和查閱。檔案應分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。4.對于電子檔案，應采取安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱居保檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱居保檔案的，應持單位介紹信或有效證件，經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及個人隱私的，應嚴格按照相關法律法規(guī)和規(guī)定辦理。3.檔案管理人員應嚴格按照查閱權限進行查閱登記，不得擅自擴大查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用居保檔案的，可以復印、摘錄相關檔案內(nèi)容，但應注明檔案出處，并經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.外部單位或個人因工作需要利用居保檔案的，如需復印、摘錄等，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經(jīng)本公司/組織主管領導批準。3.檔案管理部門應根據(jù)查閱利用情況，及時對檔案進行整理和補充，確保檔案的完整性和準確性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、信息技術部門負責人等組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.對于保管期限已滿但仍有利用價值的檔案，應延長保管期限；對于已無利用價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，報經(jīng)本公司/組織主管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)批準的《檔案銷毀申請表》，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報本公司/組織主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門會同業(yè)務部門、信息技術部門等相關人員共同實施。銷毀過程中，應確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、查閱、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，數(shù)據(jù)來源可靠。統(tǒng)計報表應及時報送本公司/組織領導和上級主管部門。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）移交工作1.本公司/組織因機構改革、業(yè)務調(diào)整等原因，需要將居保檔案移交給其他單位的，應按照國家有關規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交前，檔案管理部門應進行全面清理和核對，確保檔案資料齊全、完整、準確。