PAGE學(xué)院聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院聲像檔案的管理，有效地保護(hù)和利用聲像檔案，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門在教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指學(xué)院在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，以聲音、圖像為主要載體，具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括照片、錄音帶、錄像帶、影片等。（四）管理原則聲像檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、分類科學(xué)、便于利用的原則。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院聲像檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院各部門聲像檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管學(xué)院各部門移交的聲像檔案，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫，提供聲像檔案的查閱、利用服務(wù)。4.定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保聲像檔案的質(zhì)量和安全。（二）形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門聲像檔案的收集、整理、歸檔工作，確保聲像檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)院聲像檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的聲像檔案移交學(xué)院檔案管理部門。3.配合學(xué)院檔案管理部門做好聲像檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）拍攝人員職責(zé)1.拍攝人員應(yīng)了解聲像檔案的收集范圍和要求，在拍攝過程中注意保持聲像檔案的原始性和真實(shí)性。2.拍攝完成后，拍攝人員應(yīng)及時(shí)將拍攝的聲像資料整理好，交給本部門負(fù)責(zé)聲像檔案管理的人員。3.對(duì)重要的聲像拍攝任務(wù)，拍攝人員應(yīng)做好拍攝記錄，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息。三、聲像檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)院組織的重大活動(dòng)（如開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動(dòng)、學(xué)術(shù)研討會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等）的聲像資料。2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職工參加重要會(huì)議、學(xué)術(shù)交流、外事活動(dòng)等的聲像資料。3.學(xué)院教學(xué)、科研成果展示活動(dòng)（如教學(xué)成果獎(jiǎng)評(píng)審、科研項(xiàng)目驗(yàn)收、實(shí)驗(yàn)室評(píng)估等）的聲像資料。4.學(xué)院學(xué)生參加各類競賽、演出、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)的聲像資料。5.反映學(xué)院校園建設(shè)、校園文化活動(dòng)等方面具有保存價(jià)值的聲像資料。6.其他與學(xué)院工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的聲像資料。（二）收集要求1.收集的聲像資料應(yīng)主題明確、內(nèi)容真實(shí)、圖像清晰、聲音清楚。2.照片應(yīng)附有文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。3.錄音帶、錄像帶、影片等應(yīng)標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要、錄制人等信息。4.收集的聲像資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進(jìn)行剪輯、拼接、涂改等處理。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的聲像資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)收集完畢。2.對(duì)于日常教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的聲像資料，應(yīng)定期收集，一般每學(xué)期收集一次。（四）收集方式1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)聲像資料的收集工作，及時(shí)將收集到的聲像資料整理好，移交本部門負(fù)責(zé)聲像檔案管理的人員。2.檔案管理部門可通過定期接收、上門收集、網(wǎng)上征集等方式，收集學(xué)院各部門形成的聲像檔案。四、聲像檔案的整理（一）分類原則聲像檔案按照載體形式分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、影片檔案等；按照內(nèi)容分為教學(xué)類、科研類、管理類、學(xué)生類、校園文化類等。（二）分類方法1.照片檔案按年度分類，每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)容分類，如教學(xué)活動(dòng)、科研成果、校園建設(shè)等。每一類照片再按時(shí)間順序排列，并編號(hào)。2.錄音檔案按年度分類，每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)容分類，如學(xué)術(shù)講座、會(huì)議記錄等。每一類錄音帶標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要、錄制人等信息，并編號(hào)。3.錄像檔案按年度分類，每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)容分類，如教學(xué)課件、科研項(xiàng)目視頻、校園活動(dòng)視頻等。每一類錄像帶標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要、錄制人等信息，并編號(hào)。4.影片檔案按年度分類，每個(gè)年度內(nèi)再按內(nèi)容分類，如學(xué)院宣傳片、專題紀(jì)錄片等。每一部影片標(biāo)注片名、制作時(shí)間、制作單位、內(nèi)容簡介等信息，并編號(hào)。（三）編號(hào)規(guī)則聲像檔案的編號(hào)采用“年度+類別+順序號(hào)”的方式，如“2023JX001”表示2023年教學(xué)類照片檔案的第1號(hào)。（四）編目要求1.聲像檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號(hào)、題名、日期、來源、載體形式、保管期限等信息。2.照片檔案的目錄應(yīng)與照片一一對(duì)應(yīng)，照片應(yīng)粘貼在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案袋或相冊(cè)內(nèi)，并在照片下方注明編號(hào)、題名、日期等信息。3.錄音檔案、錄像檔案、影片檔案的目錄應(yīng)與載體一一對(duì)應(yīng)，載體應(yīng)標(biāo)注編號(hào)、題名、日期等信息，并裝入檔案盒內(nèi)。五、聲像檔案的保管（一）保管場所聲像檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.照片檔案應(yīng)采用相冊(cè)、檔案袋等方式進(jìn)行保管，同時(shí)應(yīng)制作電子照片備份，存儲(chǔ)在光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上。2.錄音檔案、錄像檔案、影片檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.聲像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)注編號(hào)、題名、日期等信息，并裝入檔案盒內(nèi)，存放在檔案庫房內(nèi)。（三）保管期限聲像檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。1.反映學(xué)院重大歷史事件、重要人物、重要教學(xué)科研成果等具有重要保存價(jià)值的聲像檔案應(yīng)列為永久保管。2.在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的聲像檔案應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為10年至50年。3.在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的聲像檔案應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量狀況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保聲像檔案的安全和完整。六、聲像檔案的利用（一）利用原則聲像檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保聲像檔案的安全和完整，維護(hù)學(xué)院的合法權(quán)益。（二）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱聲像檔案的。2.學(xué)院師生因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱聲像檔案的。3.校外單位因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱聲像檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的聲像檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。3.聲像檔案一般不提供原件外借，如因特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)。外借期限一般不超過一周，外借期間應(yīng)確保聲像檔案的安全和完整。4.利用聲像檔案進(jìn)行復(fù)制、翻拍等操作的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制、翻拍的聲像檔案應(yīng)注明復(fù)制、翻拍的時(shí)間、內(nèi)容等信息，并與原件一并保管。七、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)院成立聲像檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)聲像檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.聲像檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，是否反映學(xué)院的歷史和現(xiàn)狀。2.聲像檔案的載體形式是否完好，是否存在數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況。3.聲像檔案的保管期限是否合理，是否符合國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院的實(shí)際情況。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的聲像檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的聲像檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容，確定聲像檔案的保管期限和價(jià)值。3.鑒定小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行討論，形成鑒定意見，并填寫聲像檔案鑒定表。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類整理，將需要銷毀的聲像檔案列出清單，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)需要銷毀的聲像檔案