PAGE供電局檔案移交制度一、總則（一）目的為加強供電局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供電局各部門、各下屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中統(tǒng)一，維護檔案的完整與安全。2.完整準確原則：各部門、各單位應確保檔案材料的形成、積累和整理工作與各項工作活動同步進行，保證檔案的真實、完整、準確。3.及時移交原則：檔案形成部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案移交給檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。4.便于利用原則：檔案移交應遵循便于保管、便于利用的原則，確保檔案能夠及時、有效地為供電局各項工作提供服務。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.上級機關發(fā)來的與本局工作有關的文件、指示、命令、決定、通知等。2.本局形成的各種文件、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本局干部職工的任免、獎懲、考核、工資福利等方面的文件材料。（二）科技檔案1.電力工程項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.電力工程設計文件，如初步設計、施工圖設計等。3.電力工程施工文件，包括施工組織設計、施工記錄、工程變更、質量檢驗報告等。4.電力工程竣工文件，如竣工圖、竣工驗收報告、工程決算等。5.電力設備檔案，包括設備選型、采購合同、安裝調試記錄、運行維護手冊等。6.電力科研項目檔案，包括科研項目立項報告、研究成果報告、專利申請文件等。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報告，包括月度、季度、年度財務報表及附注等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務申報表、財務審計報告等。（四）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免審批表等。2.干部職工的學歷、學位、專業(yè)技術職務資格證書等材料。3.干部職工的考核、獎懲、培訓、工資福利等方面的材料。4.干部職工的黨團組織關系、入黨入團申請書、轉正申請書等材料。（五）聲像檔案1.反映供電局重大活動、重要會議、電力設施建設等方面的照片、錄像、錄音等。2.供電局獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等的照片。3.其他具有保存價值的聲像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電力生產管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)等。2.經過數(shù)字化處理的紙質檔案的電子副本。三、檔案移交時間（一）文書檔案1.當年形成的文書檔案，在次年上半年整理完畢后移交檔案管理部門。2.跨年度的文書檔案，在次年上半年將上一年度的檔案整理完畢后移交檔案管理部門。（二）科技檔案1.電力工程項目檔案，在項目竣工驗收后三個月內移交檔案管理部門。2.電力設備檔案，在設備投入使用后一個月內由設備管理部門整理移交檔案管理部門。3.電力科研項目檔案，在項目結題驗收后一個月內移交檔案管理部門。（三）會計檔案1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由會計機構暫保管一年，期滿之后，由會計機構編制移交清冊，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等會計檔案，在會計年度終了后可由會計機構保管五年，期滿后移交檔案管理部門。（四）人事檔案1.干部職工新形成的人事檔案材料，在材料形成后一個月內由所在部門或單位整理后移交人事檔案管理部門。2.人事檔案定期整理，每五年進行一次全面整理，并及時移交檔案管理部門。（五）聲像檔案1.聲像資料形成后，相關部門應及時整理，在一個月內移交檔案管理部門。2.重大活動、重要會議等形成的聲像檔案，應在活動結束后半個月內移交檔案管理部門。（六）電子檔案1.電子檔案應定期進行備份，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.電子檔案的移交時間與相應紙質檔案或其他載體檔案的移交時間一致。四、檔案移交要求（一）整理要求1.檔案移交前，移交部門應按照國家有關檔案整理標準和本局檔案分類方案，對檔案進行系統(tǒng)整理，確保檔案的齊全、完整、準確。2.文書檔案應按照文件形成的時間順序排列，分類裝訂成冊，并編制卷內目錄、備考表等。3.科技檔案應按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄、索引等。4.會計檔案應按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。5.人事檔案應按照干部職工個人檔案的內容構成進行分類整理，建立檔案卷冊，編制檔案目錄。6.聲像檔案應按照內容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，并編制聲像檔案目錄。7.電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，并確保電子檔案的可讀性和可用性。（二）質量要求1.檔案移交時，應確保檔案材料的字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。2.紙質檔案應使用符合國家標準的檔案裝具進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和利用。3.電子檔案應確保數(shù)據(jù)的完整性、準確性和安全性，存儲格式應符合檔案管理系統(tǒng)的要求。4.聲像檔案應確保圖像清晰、聲音完整，存儲載體應符合檔案保管的要求。（三）手續(xù)要求1.檔案移交時，移交部門應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案移交清單一式兩份，移交部門和檔案管理部門各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。3.對于重要檔案或特殊載體檔案的移交，應進行專門的登記和交接手續(xù)，確保檔案的安全和完整。五、檔案移交程序（一）準備階段1.移交部門按照檔案移交時間要求，對檔案進行整理、編目，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對接收檔案的庫房、設備等進行檢查，確保具備接收條件。（二）移交階段1.移交部門將整理好的檔案及檔案移交清單一并送至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的數(shù)量、質量、整理情況等是否符合要求。3.經核對無誤后，移交部門和檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認，完成檔案移交手續(xù)。（三）接收階段1.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、上架，納入本局檔案管理系統(tǒng)進行管理。2.檔案管理部門對接收的檔案進行定期檢查，確保檔案的安全和完整。六、檔案移交后的管理（一）保管1.檔案管理部門應按照國家有關檔案保管期限的規(guī)定，對移交的檔案進行分類保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，定期對檔案進行檢查和維護。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）利用1.本局各部門、各下屬單位因工作需要查閱檔案的，應按照檔案查閱利用制度的規(guī)定，填寫檔案查閱申請表，經批準后到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規(guī)定為查閱人員提供必要的服務，確保查閱工作的順利進行。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案查閱利用制度的規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。（三）鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照檔案銷毀制度的規(guī)定，編制檔案銷毀清冊，經批準后進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底、安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.供電局成立檔案管理監(jiān)督小組，負責對檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門、各下屬單位檔案移交工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內容1.檔案移交的時間、范圍、要求等是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案整理的質量、手續(xù)是否齊全。3.檔案管理部門對接收檔案的保管、利用、鑒定與銷毀等工作是否規(guī)范。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，未按時移交檔案、檔案整理不符合要求、擅自留存檔案等行為，責令限