PAGE機關檔案室歸檔制度一、總則（一）目的為加強本機關檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則機關檔案室對本機關各部門形成的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則各部門應將工作活動中形成的各種文件材料收集齊全、完整，準確反映工作的真實情況，確保檔案的質量。3.分類科學原則按照文件材料的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.上級機關來文，包括指示、決定、通知、通報等。2.本機關制發(fā)的文件，如決定、通知、報告、請示、批復等。3.機關內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。4.會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。5.人事管理文件，如干部任免、考核、獎懲、工資福利等。6.財務管理文件，如預算、決算、審計報告等。7.外事活動文件，如出訪、來訪、協(xié)議、合同等。8.信訪工作文件，如來信、來訪記錄、處理結果等。（二）業(yè)務工作類1.本機關承擔的各類業(yè)務項目文件，包括項目立項、可行性研究報告、設計方案、招投標文件、合同協(xié)議、驗收報告等。2.業(yè)務工作中的調查研究報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、技術資料、業(yè)務報表等。3.與業(yè)務工作相關的標準、規(guī)范、規(guī)程、手冊等。（三）聲像檔案類1.機關重大活動的照片、錄像、錄音等資料。2.反映機關歷史沿革、工作成果、重要人物等方面的聲像資料。（四）電子檔案類1.機關制發(fā)的電子文件，包括公文、報表、數(shù)據(jù)等。2.業(yè)務工作中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等。3.掃描錄入的紙質文件電子副本。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應按照歸檔范圍，將工作活動中形成的各種文件材料收集齊全，不得遺漏。確保文件材料的內(nèi)容完整，簽字蓋章、日期等信息齊全。（二）文件材料真實準確歸檔的文件材料應真實反映工作實際情況，不得弄虛作假。文件內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)可靠。（三）文件材料格式規(guī)范1.紙質文件應使用A4紙打印或書寫，字跡清晰，簽字蓋章規(guī)范。2.電子文件應采用通用格式，如DOC、XLS、PDF等，確保文件的可讀性和兼容性。3.聲像文件應圖像清晰、聲音清楚，標注準確的時間、地點、人物等信息。（四）文件材料整理有序1.紙質文件應按照分類方案進行分類整理，裝訂整齊，編目準確。2.電子文件應按照分類存儲在服務器或存儲設備上，建立清晰的文件夾結構，文件名規(guī)范。3.聲像文件應按照時間順序或主題進行整理，標注相關信息，存儲在專用的存儲介質上。四、歸檔時間（一）定期歸檔1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔，移交機關檔案室。2.對于一些時效性較強的業(yè)務文件，應在業(yè)務結束后及時歸檔。（二）隨時歸檔對于在工作中隨時產(chǎn)生的重要文件材料，應隨時整理歸檔，確保檔案的及時收集。五、歸檔程序（一）部門整理各部門負責將本部門形成的文件材料進行收集、整理，按照分類方案進行分類，剔除不需要歸檔的文件材料。（二）部門初審各部門負責人對整理好的文件材料進行初審，檢查文件材料的齊全性、完整性、準確性和規(guī)范性，確保符合歸檔要求。（三）檔案室接收各部門將初審合格的文件材料移交機關檔案室，檔案室進行核對、簽收，辦理交接手續(xù)。（四）檔案室整理編目檔案室對接收的文件材料進行進一步整理，按照檔案管理的要求進行編目、裝訂、上架等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)。六、檔案分類與編號（一）分類方法采用年度機構問題分類法，即將檔案按照年度、形成機構、問題進行分類。（二）編號規(guī)則1.年度編號：采用公元紀年，如“20XX”。2.機構編號：按照機關內(nèi)部各部門的代碼進行編號。3.問題編號：根據(jù)檔案的具體內(nèi)容，按照一定的順序進行編號。（三）檔號編制檔號由年度號、機構號、問題號組成，中間用“”連接，如“20XXXXXX”。七、檔案保管（一）保管場所機關檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設備配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案整理與上架按照分類編號順序，將檔案整理上架，排列整齊，便于查找和利用。（四）檔案清點與檢查定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和本機關的檔案管理制度。2.服務為本原則：以服務機關工作為宗旨，為機關各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本機關工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案，須經(jīng)本機關負責人批準。（三）利用手續(xù)1.本機關工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本機關負責人批準后，到檔案室查閱。（四）利用方式1.查閱：檔案室提供檔案原件或復印件供利用者查閱。2.借閱：對于確需借閱檔案的，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等，以備查詢。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定，結合本機關的實際情況，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的保管期限和價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由機關分管領導、檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值。2.綜合鑒定法：結合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年兩種。凡是在相當長的時期內(nèi)本機關需要查考的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)機關負責人批準后，由檔案室組織實施銷毀。3