PAGE會(huì)計(jì)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本會(huì)計(jì)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本會(huì)計(jì)所全體員工在工作中形成的各類檔案資料，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)工作底稿、業(yè)務(wù)合同、客戶資料、稅務(wù)文件等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：會(huì)計(jì)所設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映會(huì)計(jì)所各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則：全面收集、整理會(huì)計(jì)所工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的完整無缺。4.保密性原則：對(duì)涉及客戶商業(yè)秘密、會(huì)計(jì)所內(nèi)部機(jī)密等檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為會(huì)計(jì)所業(yè)務(wù)工作和內(nèi)部管理提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門會(huì)計(jì)所設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全所檔案的日常管理工作。檔案管理部配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等具體工作。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部。同時(shí)，配合檔案管理部做好檔案的查閱、利用等工作。2.行政管理部門：協(xié)助檔案管理部做好全所檔案管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，提供必要的辦公設(shè)施和資源支持。3.其他部門：按照檔案管理要求，做好本部門相關(guān)檔案資料的管理工作，并及時(shí)移交檔案管理部。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明。2.會(huì)計(jì)賬簿：如總賬、明細(xì)賬、日記賬等，是全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映會(huì)計(jì)所財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。4.審計(jì)工作底稿：是審計(jì)人員在審計(jì)過程中形成的工作記錄和資料，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)程序、審計(jì)證據(jù)等。5.業(yè)務(wù)合同：與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同，如審計(jì)業(yè)務(wù)約定書、稅務(wù)代理合同等。6.客戶資料：包括客戶基本信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)需求等，是開展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。7.稅務(wù)文件：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收政策文件等。8.其他文件：與會(huì)計(jì)所業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案資料。3.收集的檔案資料應(yīng)分類整理，按照一定的順序排列，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等類別。2.編號(hào)：為每類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對(duì)會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)工作底稿等紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏或損壞。4.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在年度終了后，由會(huì)計(jì)人員按照歸檔要求整理立卷，裝訂成冊(cè)，在次年3月底前移交檔案管理部歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在年度終了后，由會(huì)計(jì)部門整理完畢，在次年6月底前移交檔案管理部歸檔。3.審計(jì)工作底稿、業(yè)務(wù)合同等業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理歸檔，在1個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部。4.其他檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔，移交檔案管理部。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料移交檔案管理部時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部接收檔案資料后，應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)退回原部門重新整理。3.審核無誤后，檔案管理部將檔案資料按照類別、編號(hào)順序進(jìn)行存放，并編制檔案存放索引，便于查找和管理。（三）保管期限1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等其他檔案的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般不少于5年。（四）保管要求1.檔案管理部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取備份、加密等措施，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本會(huì)計(jì)所員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本會(huì)計(jì)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及客戶商業(yè)秘密、會(huì)計(jì)所內(nèi)部機(jī)密等檔案資料，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或本會(huì)計(jì)所負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批，簽字同意后，查閱人員將申請(qǐng)表交檔案管理部。3.檔案管理部根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料僅供查閱人員在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，報(bào)本會(huì)計(jì)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部根據(jù)批準(zhǔn)的檔案銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，檢查檔案銷毀的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案管理部應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立會(huì)計(jì)所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄等相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和查詢。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案利用：員工可通過檔案管理信息系統(tǒng)查閱電子檔案，提高檔案查閱效率。如需打印或下載電子檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）安全保障措施1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問