PAGE會計檔案制度優(yōu)化設計一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案進行收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等一系列活動的總稱。（四）管理職責1.公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門負責會計檔案的接收、存儲、查閱、銷毀等工作的統(tǒng)籌管理和監(jiān)督指導。3.各部門應配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的相關工作，確保會計檔案的及時收集和完整歸檔。二、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經濟業(yè)務的會計分錄和摘要等內容。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目分類登記某一類經濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、固定資產明細賬等。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助性賬簿：如備查賬等，用于補充登記某些在總賬和明細賬中未能記錄的事項。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表：包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表及相關附表。2.財務情況說明書：對公司一定時期內財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單：銀行提供的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報表：記錄公司各項稅費申報繳納情況的報表。4.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊：記錄會計檔案移交、保管和銷毀過程的相關清冊。5.會計電算化數(shù)據(jù)備份：包括會計軟件生成的電子數(shù)據(jù)備份，以及定期打印輸出的紙質會計資料等。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務部門應按照會計核算的流程，及時收集各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.對于外部取得的會計憑證、文件等，應確保其真實性、合法性，并及時進行簽收和登記。（二）整理原則1.分類整理：按照會計檔案的類別，如會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等進行分類。2.順序排列：會計憑證應按照編號順序排列；會計賬簿應按照頁碼順序排列；財務會計報告應按照時間順序排列且裝訂成冊。3.編號標識：對每一類會計檔案進行編號標識，以便于查找和管理。（三）具體整理方法1.會計憑證整理去除憑證上的回形針、訂書釘?shù)冉饘傥?，對破損的憑證進行修補。按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應記賬憑證后面，注意原始憑證的粘貼要整齊、牢固，便于翻閱。每本憑證厚度應適中，一般以23厘米為宜，過多時可分冊裝訂。在憑證封面上填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息，并加蓋裝訂人員印章。2.會計賬簿整理檢查賬簿是否齊全，有無缺頁、跳行等情況。對于活頁賬，應去除空白頁，并按照賬戶順序整理編號，加具封面和封底，裝訂成冊。在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。3.財務會計報告整理將月度、季度、年度財務會計報告按照時間順序依次排列，加具封面。封面應注明單位名稱、報告所屬年度、月份、季度、報告名稱等信息，并加蓋單位公章。對于財務情況說明書等相關資料，應與財務報表一并裝訂。4.其他會計資料整理銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等應按照時間順序整理，每年度單獨裝訂成冊。納稅申報表應按照稅種、申報時間順序整理，每年度裝訂成冊。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應按照規(guī)定格式填寫，一式多份，分別由不同部門保存。會計電算化數(shù)據(jù)備份應按照備份時間順序整理，存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并注明備份時間、內容等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（二）保管地點及設施1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護設施。2.庫房內應有足夠的空間用于存放會計檔案，檔案應分類存放，并設置明顯的標識。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、貨架等，確保會計檔案存放整齊、有序。（三）保管要求1.定期對會計檔案進行檢查，查看是否有損壞、變質等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。2.對于電子會計檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的存儲介質上，以防數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子會計檔案進行維護，確保其可讀性和可用性。3.會計檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標記等。五、會計檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱會計檔案，需填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱申請表應注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，并經公司財務負責人和檔案管理部門負責人批準。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，查閱人員不得擅自將會計檔案帶離保管場所。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱會計檔案的情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內容、批準人等信息。查閱登記應留存?zhèn)洳?，以便日后查詢和統(tǒng)計。（三）利用限制1.查閱會計檔案時，不得在檔案上進行圈劃、涂改、抽換等操作。如需摘錄或復制會計檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并在指定地點進行。摘錄或復制的會計檔案應加蓋檔案管理部門印章。2.涉及公司商業(yè)秘密、財務機密等重要信息的會計檔案，查閱和利用應嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，防止信息泄露。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立會計檔案鑒定工作小組，由財務部門、檔案管理部門及相關業(yè)務部門人員組成。鑒定工作小組負責對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)會計檔案保管期限的規(guī)定，對已到期的會計檔案進行審查，判斷其是否仍有保存價值。2.對于涉及未了事項的會計檔案，如未結清的債權債務原始憑證等，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。3.對于保管期滿但未結清的建設項目檔案，應在項目竣工決算后按規(guī)定進行銷毀。（三）銷毀程序1.會計檔案鑒定工作小組對擬銷毀的會計檔案進行鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.公司負責人對會計檔案銷毀清冊進行簽署意見，批準銷毀。3.檔案管理部門負責組織會計檔案的銷毀工作，銷毀時應由財務部門、檔案管理部門及相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀前認真清點核對擬銷毀的會計檔案，銷毀后在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負責人。4.對于電子會