PAGE林業(yè)資源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司林業(yè)資源檔案管理，確保林業(yè)資源信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高林業(yè)資源管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有林業(yè)資源檔案的管理，包括林地資源、林木資源、野生動(dòng)植物資源等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映林業(yè)資源的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋林業(yè)資源管理全過(guò)程的各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)等應(yīng)全面收集、整理，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善林業(yè)資源檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司林業(yè)資源檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的有效存儲(chǔ)和利用。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)林業(yè)資源檔案的收集、整理、歸檔工作，定期開(kāi)展檔案工作檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足公司內(nèi)部對(duì)林業(yè)資源檔案的利用需求。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)林業(yè)資源相關(guān)文件、資料、數(shù)據(jù)的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的存儲(chǔ)、保管工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確錄入和維護(hù)檔案信息，為檔案查詢、利用提供便利。5.保守檔案秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.林地資源檔案：包括林地權(quán)屬證明、林地規(guī)劃文件、林地變更記錄、林地使用許可文件等。2.林木資源檔案：涵蓋林木種植規(guī)劃、林木生長(zhǎng)記錄、林木采伐許可證、林木病蟲(chóng)害防治記錄等。3.野生動(dòng)植物資源檔案：涉及野生動(dòng)物棲息環(huán)境資料、野生動(dòng)物監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、野生植物種類(lèi)及分布記錄等。4.林業(yè)項(xiàng)目檔案：如林業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.林業(yè)政策法規(guī)文件：國(guó)家及地方有關(guān)林業(yè)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。6.其他與林業(yè)資源管理相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要的林業(yè)資源信息，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文檔，確保信息的備份和可追溯性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的類(lèi)別和性質(zhì)，將收集到的檔案分為林地資源、林木資源、野生動(dòng)植物資源、林業(yè)項(xiàng)目檔案及其他檔案等大類(lèi)，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度和順序號(hào)等信息，便于檔案的識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)需填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過(guò)的檔案按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行上架歸檔，確保檔案存放有序，便于查找。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）和短期（10年以下）。2.林地權(quán)屬證明、林業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件等重要檔案應(yīng)永久保存；林木生長(zhǎng)記錄、野生動(dòng)物監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等與林業(yè)資源動(dòng)態(tài)管理相關(guān)的檔案可長(zhǎng)期保存；一般性的林業(yè)工作文件、臨時(shí)性的資料等可短期保存。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案實(shí)體安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），定期進(jìn)行檢查和記錄。（四）檔案數(shù)字化管理1.對(duì)重要的林業(yè)資源檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者信息一致。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱林業(yè)資源檔案，以支持林業(yè)資源管理決策、項(xiàng)目規(guī)劃、業(yè)務(wù)開(kāi)展等工作。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用部門(mén)填寫(xiě)檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后提交至檔案管理部門(mén)。2.審核：檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等情況決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱/借閱：審核通過(guò)后，利用部門(mén)按照指定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱或借閱檔案。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全；借閱檔案時(shí)，利用部門(mén)需填寫(xiě)檔案借閱登記表，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、標(biāo)記、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。2.對(duì)于涉及國(guó)家秘密或公司商業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱/借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的有效性和必要性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要性等因素，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案鑒定審批表，經(jīng)鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.采用安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員和銷(xiāo)毀人員需在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案清單應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與考核（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.每年年底，編制檔案管理年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）考核機(jī)制1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性、檔案利用的效率等方面。3.根據(jù)