PAGE人事檔案及保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的安全與保密，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理及涉及公司機(jī)密信息的保密工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：確保人事檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案及相關(guān)機(jī)密信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行人事檔案管理及保密工作。二、人事檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等。3.工作經(jīng)歷：歷任工作單位、職位、工作時(shí)間等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)證書(shū)等。5.職業(yè)資格證書(shū)：專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)技能等級(jí)證書(shū)等。6.業(yè)績(jī)考核：年度及各階段的工作業(yè)績(jī)考核結(jié)果。7.獎(jiǎng)懲情況：獲得的獎(jiǎng)勵(lì)及受到的處罰記錄。8.勞動(dòng)合同：與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。9.其他重要資料：如體檢報(bào)告、離職證明等。（二）檔案建立與收集1.新員工入職：人力資源部門負(fù)責(zé)收集新員工的個(gè)人資料，包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、離職證明等原件及復(fù)印件，并指導(dǎo)員工填寫(xiě)入職登記表。2.資料審核：對(duì)收集到的資料進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)、完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與員工溝通核實(shí)。3.檔案錄入：將審核通過(guò)的資料錄入公司人事檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案，并將紙質(zhì)資料整理歸檔。（三）檔案整理與分類1.定期整理：人力資源部門定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，一般每半年進(jìn)行一次全面清查和整理。2.分類存放：按照檔案內(nèi)容的類別，將人事檔案分為基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、職業(yè)資格證書(shū)類、業(yè)績(jī)考核類、獎(jiǎng)懲情況類、勞動(dòng)合同類等，分別存放于不同的檔案盒或文件夾中，并建立索引目錄，便于查找。3.編號(hào)管理：為每一份人事檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)員工的入職時(shí)間、部門等信息，以便于識(shí)別和管理。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門工作人員因工作需要查閱人事檔案的，可直接查閱，但需做好查閱記錄。公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱人事檔案的，可直接查閱，但需告知人力資源部門備案。2.查閱范圍：查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱涉及個(gè)人隱私或公司機(jī)密的其他信息。3.查閱記錄：查閱人事檔案時(shí)，必須進(jìn)行查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。4.借閱規(guī)定：因特殊情況需要借閱人事檔案的，需填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管借閱的人事檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱人員歸還檔案時(shí)，人力資源部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容及完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（五）檔案保管與維護(hù)1.保管場(chǎng)所：公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.保管期限：人事檔案的保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期檔案保管期限為[X]年，中期檔案保管期限為[X]年，長(zhǎng)期檔案保管期限為永久。具體保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的重要性和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定。3.定期檢查：人力資源部門定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.檔案維護(hù)：對(duì)破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案轉(zhuǎn)移與銷毀1.檔案轉(zhuǎn)移：?jiǎn)T工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，經(jīng)離職員工或調(diào)動(dòng)員工簽字確認(rèn)后，將檔案密封交予接收單位或個(gè)人，并做好轉(zhuǎn)移記錄。2.檔案銷毀：對(duì)于保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的人事檔案，由人力資源部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行集中銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，銷毀記錄應(yīng)永久保存。三、保密制度（一）保密范圍1.公司機(jī)密信息：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、客戶信息、市場(chǎng)情報(bào)等。2.人事檔案信息：?jiǎn)T工的個(gè)人隱私信息、薪資待遇、績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)計(jì)劃等。3.其他涉及公司利益和安全的信息：如公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、未公開(kāi)的規(guī)章制度等。（二）保密措施1.人員管理：與涉及公司機(jī)密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。對(duì)員工進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。定期對(duì)員工進(jìn)行保密審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.文件管理：對(duì)涉及公司機(jī)密信息的文件進(jìn)行分類管理，明確密級(jí)標(biāo)識(shí)。嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，按照規(guī)定的程序進(jìn)行文件的傳遞和借閱。對(duì)重要文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。3.辦公場(chǎng)所管理：對(duì)辦公場(chǎng)所進(jìn)行安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)涉及公司機(jī)密信息的辦公區(qū)域進(jìn)行監(jiān)控，確保信息安全。妥善保管辦公設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)，防止信息丟失或泄露。4.網(wǎng)絡(luò)管理：加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施。對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問(wèn)控制，限制員工訪問(wèn)與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站和信息。定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）保密責(zé)任1.員工責(zé)任：?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，保守公司機(jī)密信息。不得擅自將公司機(jī)密信息泄露給他人，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下使用公司機(jī)密信息。如發(fā)現(xiàn)公司機(jī)密信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取措施防止信息泄露。2.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工的保密教育和管理，確保本部門員工遵守公司保密制度。對(duì)涉及本部門的公司機(jī)密信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止信息泄露。如發(fā)現(xiàn)本部門有違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并向公司報(bào)告。3.公司管理人員責(zé)任：公司管理人員應(yīng)以身作則，帶頭遵守公司保密制度。對(duì)公司保密工作進(jìn)行全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保保密制度的有效執(zhí)行。如因管理不善導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（四）保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制：公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司保密工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期召開(kāi)會(huì)議，研究解決保密工作中存在的問(wèn)題。2.檢查方式：定期檢查：公司定期對(duì)各部門的保密工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、文件管理情況、辦公場(chǎng)所管理情況、網(wǎng)絡(luò)安全情況等。不定期抽查：公司根據(jù)工作需要，不定期對(duì)某些部門或崗位的保密工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.問(wèn)題處理：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。根據(jù)情節(jié)輕重