PAGE檔案應(yīng)建立規(guī)章制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案的泄露和丟失。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，負責(zé)公司檔案管理的具體工作，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度；2.制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度；3.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作；5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作；6.負責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各部門各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并指定專人負責(zé)檔案管理工作。各部門檔案管理人員應(yīng)接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求做好本部門的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等；2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議等文件；3.公司制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等文件；4.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等文件；5.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件；6.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、工藝資料等；7.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件；8.公司各類活動的照片、音像資料等；9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料，并定期移交公司綜合管理部門。2.公司員工應(yīng)將個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料及時交本部門檔案管理人員統(tǒng)一保管。3.對于外來文件、資料，如上級部門下發(fā)的文件、與外部單位往來的信函等，由相關(guān)部門負責(zé)收集，并及時交公司綜合管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用；3.符合文檔一體化管理的要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行。（三）檔案整理與上架檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對收集到的檔案進行整理、編目，并及時上架保管。檔案上架應(yīng)按照類別、編號順序排列，便于查找和利用。（四）檔案清查與盤點公司應(yīng)定期對檔案進行清查與盤點，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。清查與盤點工作每年至少進行一次，由公司綜合管理部門組織實施，各部門配合。清查與盤點的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對于清查與盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。（五）檔案的數(shù)字化管理為提高檔案管理的效率和利用水平，公司應(yīng)逐步推進檔案的數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的價值和保管期限。對于保管期限已滿且已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行登記，編制銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)公司綜合管理部門負責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司綜合管理部門指定專人負責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案的徹底銷毀，防止檔案的泄露和丟失。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。（五）銷毀記錄公司應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄檔案銷毀的時間、地點、內(nèi)容、銷毀方式等信息，并將銷毀記錄長期保存。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案的利用符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定。（二）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：公司員工查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：公司員工借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部門負責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱記錄。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記公司應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，注明查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)長期保存。（五）檔案的復(fù)印與摘錄公司員工因工作需要復(fù)印或摘錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印或摘錄申請表》，注明復(fù)印或摘錄檔案的名稱、編號、復(fù)印或摘錄內(nèi)容等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，對復(fù)印或摘錄的內(nèi)容進行審核，并做好復(fù)印或摘錄記錄。復(fù)印或摘錄的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章。七、檔案的保密（一）保密制度公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強對檔案的保密管理，防止檔案的泄露和丟失。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱、借閱或復(fù)制。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱檔案的人員進行身份核實和登記。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案的安全保密