PAGE檔案信息化管理制度6一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司各類檔案信息，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息進(jìn)行保密管理。4.便利性原則：采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案信息的檢索、利用效率，方便公司員工使用。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案信息化建設(shè)，包括系統(tǒng)選型、設(shè)備配置、數(shù)據(jù)備份等。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目和數(shù)字化處理。4.建立和維護(hù)公司檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和完整。5.對(duì)公司員工進(jìn)行檔案信息化管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。6.定期對(duì)公司檔案信息化管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.按照檔案信息化管理制度的要求，正確使用檔案信息系統(tǒng)，確保本部門檔案信息的安全和規(guī)范管理。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的技術(shù)研發(fā)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.提供檔案信息化建設(shè)所需的技術(shù)支持和保障，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面。3.協(xié)助檔案管理部門制定和實(shí)施檔案信息化安全策略，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)選型1.根據(jù)公司檔案管理需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適合的檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并支持多格式文件的管理。2.在選型過(guò)程中，對(duì)候選系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研和評(píng)估，包括系統(tǒng)功能、性能、安全性、穩(wěn)定性、售后服務(wù)等方面。組織相關(guān)部門人員進(jìn)行試用，確保系統(tǒng)符合公司實(shí)際需求。（二）設(shè)備配置1.根據(jù)檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，配置相應(yīng)的硬件設(shè)備，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、終端設(shè)備等。確保設(shè)備性能滿足檔案管理工作的需要，并具備良好的擴(kuò)展性。2.對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)更新硬件設(shè)備，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)備份1.建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份時(shí)間、備份頻率、備份存儲(chǔ)介質(zhì)等內(nèi)容。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的連續(xù)性。四、檔案數(shù)字化處理（一）數(shù)字化范圍1.對(duì)公司具有保存價(jià)值的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。優(yōu)先處理重要、常用的檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化。2.確定檔案數(shù)字化的具體范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)字化處理的檔案類型、格式、質(zhì)量要求等內(nèi)容。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。掃描分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和利用的要求，一般不低于300dpi。3.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。對(duì)圖像進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保圖像的安全性。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.質(zhì)量檢查：對(duì)數(shù)字化處理后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、目錄與圖像一致性等方面。對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案進(jìn)行返工處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.制定檔案數(shù)字化質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確各環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)方法。2.建立質(zhì)量抽檢制度，定期對(duì)數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.對(duì)參與數(shù)字化處理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量意識(shí)，確保數(shù)字化處理工作的質(zhì)量。五、檔案信息管理（一）檔案錄入1.檔案管理部門負(fù)責(zé)將公司各類檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案編目要求進(jìn)行信息錄入，確保檔案目錄與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的存儲(chǔ)功能，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、容量足夠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。采用數(shù)據(jù)冗余、異地存儲(chǔ)等方式，提高檔案信息的安全性和可靠性。（三）檔案檢索1.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名摘要、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.優(yōu)化檢索算法，提高檢索效率，確保能夠快速準(zhǔn)確地找到所需檔案信息。為查閱檔案信息的人員提供必要的檢索指導(dǎo)，幫助其提高檢索能力。（四）檔案借閱1.建立檔案借閱管理制度，明確借閱范圍、借閱流程、借閱期限等內(nèi)容。員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的檔案進(jìn)行登記，并提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。3.嚴(yán)格控制檔案借閱期限，到期及時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)逾期未歸還的檔案進(jìn)行催還，確保檔案的及時(shí)回收。（五）檔案統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理部門定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)等。2.通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解公司檔案管理工作的現(xiàn)狀和趨勢(shì)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果進(jìn)行深入研究，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化檔案管理工作。六、檔案信息化安全管理（一）安全策略制定1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定檔案信息化安全策略，明確安全管理目標(biāo)、安全措施、安全責(zé)任等內(nèi)容。2.安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、用戶安全等多個(gè)方面，確保檔案信息的安全性和保密性。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格限制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)安全策略和防護(hù)軟件，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶的安全教育，提高用戶的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，規(guī)范用戶的網(wǎng)絡(luò)行為。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。采用數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，嚴(yán)格限制對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限。對(duì)數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行審計(jì)和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性和一致性檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。（四）系統(tǒng)安全管理1.設(shè)置系統(tǒng)用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限。對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止非法操作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)工作，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和補(bǔ)丁程序，防范系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。建立系統(tǒng)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，制定系統(tǒng)故障應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。（五）用戶安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)用戶的管理，建立用戶檔案，記錄用戶的基本信息、權(quán)限設(shè)置、操作記錄等內(nèi)容。對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行定期清理，刪除長(zhǎng)期未使用的賬號(hào)。2.對(duì)用戶進(jìn)行安全教育，提高用戶的安全意識(shí)和保密意識(shí)。要求用戶妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。對(duì)違反安全規(guī)定的用戶進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究其相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)公司檔案信息化管理工作的需要和員工的實(shí)際情況，制定檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案信息化管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作、檔案數(shù)字化處理、檔案信息安全等方面，確保員工能夠掌握檔案信息化管理的基本知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展檔案信息化培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式。定期組織培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)效果。2.對(duì)培訓(xùn)過(guò)程進(jìn)行記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員等信息。為參加培訓(xùn)的員工提供培訓(xùn)資料和學(xué)習(xí)工具，方便員工學(xué)習(xí)和復(fù)習(xí)。（三）考核評(píng)估1.建立檔案信息化培訓(xùn)考核評(píng)估機(jī)制，對(duì)員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核評(píng)估?？己朔绞娇刹捎每荚?、實(shí)際操作、撰寫報(bào)告等多種方式，全面評(píng)估員工對(duì)檔案信息化管理知識(shí)和技能的掌握程度。2.對(duì)考核合格的員工頒發(fā)培訓(xùn)合格證書，作