PAGE學校收費檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校收費管理，規(guī)范收費行為，確保收費工作的公開、透明、有序，維護學校和師生的合法權(quán)益，特制定本學校收費檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各項收費工作，包括學費、住宿費、教材費、考試費、培訓費等各類收費項目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和教育收費政策，確保收費行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：收費項目、標準、依據(jù)等信息應(yīng)向師生和社會公開，接受監(jiān)督。3.規(guī)范管理原則：建立健全收費檔案管理流程，確保檔案資料真實、完整、準確。4.責任追究原則：對違反收費規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。二、收費檔案管理職責分工（一）財務(wù)部門1.負責收費檔案的總體管理和監(jiān)督，制定收費檔案管理制度和流程。2.審核收費項目、標準、依據(jù)等文件，確保收費合法合規(guī)。3.負責收費票據(jù)的領(lǐng)購、保管、發(fā)放和核銷工作。4.定期對收費檔案進行整理、歸檔和保管，確保檔案資料的安全。（二）各收費部門1.負責本部門收費項目的申報、審核和備案工作。2.按照規(guī)定的收費標準和流程進行收費操作，及時將收費信息反饋給財務(wù)部門。3.協(xié)助財務(wù)部門做好收費票據(jù)的使用和管理工作。4.負責本部門收費檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交財務(wù)部門。（三）檔案管理部門1.負責收費檔案的集中保管，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等工作。2.建立收費檔案查閱、借閱制度，為相關(guān)部門和人員提供檔案查閱服務(wù)。3.定期對收費檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的完整性和可讀性。三、收費檔案的建立（一）收費項目檔案1.收費項目申報文件：包括上級主管部門批準的收費項目文件、學校收費管理辦法等。2.收費標準文件：明確各項收費的具體標準，如學費標準、住宿費標準等，如有調(diào)整需附上相關(guān)調(diào)整文件。3.收費依據(jù)文件：說明收費項目的設(shè)立依據(jù)，如成本核算報告、物價部門批復等。（二）收費標準檔案1.收費標準制定過程記錄：包括調(diào)研數(shù)據(jù)、成本分析報告、專家論證意見等，用于證明收費標準的合理性。2.收費標準調(diào)整記錄：詳細記錄收費標準調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等信息。（三）收費票據(jù)檔案1.收費票據(jù)領(lǐng)購記錄：記錄收費票據(jù)的種類、數(shù)量、領(lǐng)購時間、領(lǐng)購人等信息。2.收費票據(jù)使用記錄：包括票據(jù)號碼、開具日期、收費項目、收費金額、交款人等詳細信息。3.收費票據(jù)核銷記錄：記錄票據(jù)的作廢、退回、上繳等情況，確保票據(jù)使用的準確性和完整性。（四）收費收入檔案1.收費收入臺賬：詳細記錄每個收費項目的收入情況，包括收費時間、收費金額、繳費人數(shù)等信息。2.收費收入報表：定期編制收費收入報表，反映學校收費收入的總體情況和結(jié)構(gòu)分布。3.收費收入分析報告：對收費收入的變化趨勢、影響因素等進行分析，為學校收費決策提供參考依據(jù)。（五）收費減免檔案1.收費減免申請文件：學生或其他相關(guān)人員提交的收費減免申請材料，包括申請書、證明材料等。2.收費減免審批文件：學校對收費減免申請的審批意見和結(jié)果，明確減免的項目、金額和原因。3.收費減免統(tǒng)計報表：定期統(tǒng)計收費減免情況，包括減免人數(shù)、減免金額等信息。四、收費檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.及時性：各收費部門應(yīng)在收費工作結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料移交財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)在收到資料后及時進行整理。2.完整性：確保檔案資料齊全，包括收費項目申報文件、收費標準文件、收費票據(jù)存根、收費收入記錄、收費減免申請及審批文件等。準確性：對檔案資料中的各項信息進行認真核對，確保準確無誤。規(guī)范性：按照檔案管理的規(guī)范要求，對檔案資料進行分類、編號、裝訂等處理。（二）歸檔流程1.分類：根據(jù)收費檔案的類別，如收費項目檔案、收費標準檔案、收費票據(jù)檔案等，進行分類整理。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.裝訂：將相關(guān)檔案資料按照編號順序進行裝訂，確保資料的整齊和牢固。4.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。5.上架：將檔案盒存放在檔案架上，按照類別和時間順序進行排列，便于查找和使用。五、收費檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學校內(nèi)部人員：因工作需要，學校財務(wù)人員、收費部門工作人員、審計人員等可查閱收費檔案。查閱時應(yīng)填寫《收費檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人：因?qū)徲嫛z查等工作需要，外部單位或個人查閱收費檔案時，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《收費檔案查閱申請表》，經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：原則上不允許借閱收費檔案，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫《收費檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)批準后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時應(yīng)確保檔案資料的完整性和準確性。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知借閱人處理。六、收費檔案的保管與保密（一）保管期限1.收費項目檔案、收費標準檔案、收費減免檔案等永久性保存。2.收費票據(jù)檔案、收費收入檔案等保存期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案資料的安全。2.定期對收費檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完整性和可讀性。3.對超過保管期限的收費檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進行銷毀，嚴禁隨意丟棄或泄露。（三）保密措施1.收費檔案涉及學校和師生的敏感信息，檔案管理部門應(yīng)嚴格遵守保密制度，確保檔案資料不被泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格履行保密職責，不得擅自將檔案資料提供給無關(guān)人員查閱或使用。3.在檔案查閱和借閱過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。七、收費檔案的信息化管理（一）建立收費檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立收費檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)收費檔案的電子化管理。2.收費檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成、借閱管理等功能，提高檔案管理的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.財務(wù)部門和各收費部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時將收費檔案資料錄入收費檔案管理系統(tǒng)。2.定期對收費檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強收費檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。2.定期對收費檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。八、收費檔案的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學校財務(wù)部門應(yīng)定期對收費檔案管理情況進行自查，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.學校審計部門應(yīng)定期對收費檔案進行審計，檢查收費行為的合法性、合規(guī)性，以及收費檔案管理的有效