PAGE農(nóng)房審批檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)房審批檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保農(nóng)房審批檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為農(nóng)村住房建設(shè)管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負(fù)責(zé)的農(nóng)房審批檔案管理工作，包括農(nóng)村村民新建、改建、擴(kuò)建住房的審批檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)房審批檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映農(nóng)房審批過程和實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便相關(guān)部門和人員查閱使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善農(nóng)房審批檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門農(nóng)房審批檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理農(nóng)房審批檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量。5.為檔案利用提供服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱手續(xù)辦理等。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門農(nóng)房審批文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。3.在辦理農(nóng)房審批業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和查詢等工作。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)反饋利用情況。三、檔案收集（一）收集范圍1.農(nóng)房審批申請(qǐng)表及相關(guān)附件，包括申請(qǐng)人身份證明、宅基地權(quán)屬證明、建房用地規(guī)劃許可等。2.農(nóng)房設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等技術(shù)文件。3.審批過程中形成的各類審批意見、會(huì)議紀(jì)要、公示材料等。4.與農(nóng)房審批相關(guān)的其他文件材料，如現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、變更申請(qǐng)及批復(fù)等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在農(nóng)房審批業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照收集范圍進(jìn)行梳理和匯總。2.收集過程中發(fā)現(xiàn)文件材料缺失或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充完善。3.收集完成后，業(yè)務(wù)部門將整理好的文件材料移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按審批階段分類：分為申請(qǐng)受理、審核審批、竣工驗(yàn)收等類別。2.按文件材料性質(zhì)分類：分為申請(qǐng)表類、證明材料類、技術(shù)文件類、審批意見類等。（三）整理方法1.對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一類文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱。4.對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)。（四）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案移交后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保檔案整理及時(shí)、規(guī)范。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料內(nèi)容，確保分類準(zhǔn)確、編號(hào)連續(xù)、編目清晰。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊的要求。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。庫房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)重要的農(nóng)房審批檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）保管期限1.農(nóng)房審批檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及農(nóng)村住房建設(shè)重大決策等檔案應(yīng)列為永久保管。3.與農(nóng)房審批業(yè)務(wù)相關(guān)的一般性文件材料，保管期限為長(zhǎng)期，一般為[X]年。4.臨時(shí)性、階段性文件材料，保管期限為短期，一般為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案的調(diào)入、調(diào)出應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱農(nóng)房審批檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等因辦案需要查閱檔案。4.農(nóng)村村民因自身權(quán)益需要查閱與其相關(guān)的農(nóng)房審批檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，由鑒定小組逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定其存毀。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。2.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并對(duì)相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的農(nóng)房審批檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合農(nóng)房審批檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和更新。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門、紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對(duì)農(nóng)房審批檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性和準(zhǔn)確性、分類編目是否規(guī)范等。3.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，包括庫房安全設(shè)施、檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理等。4.檔案利用情況，如查閱、借閱手續(xù)是否齊全，檔案利用是否符合規(guī)定等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門、紀(jì)檢部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：對(duì)重點(diǎn)檔案管理環(huán)節(jié)或存在問題的部門進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管