PAGE政府辦檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府辦檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為政府各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府辦各科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政府辦檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檢索、查閱和利用，提高工作效率。（四）管理職責(zé)1.政府辦綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與政府辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.政府辦形成的各類文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.政府辦領(lǐng)導(dǎo)參加重要活動(dòng)形成的文件、資料、照片等。4.政府辦各科室在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議等。5.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照歸檔范圍進(jìn)行整理，定期移交綜合檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得隨意抽取、丟失或損毀。3.對(duì)重要文件和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊措施進(jìn)行收集和保護(hù)。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映政府辦主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)政府工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)政府辦工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)政府辦工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。四、檔案的利用（一）利用范圍1.政府辦工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱與政府辦相關(guān)的檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊情況需要查閱政府辦公開(kāi)的檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室進(jìn)行，如需借出，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存意義，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)政府辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，一般可采用焚燒、粉碎等方法。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立政府辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案工作人員職責(zé)（一）綜合檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案信息安全。4.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理水平。（二）各科室檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的完