PAGE復退軍人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強復退軍人檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護復退軍人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收和管理的復退軍人檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映復退軍人的實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護復退軍人檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案管理。二、檔案管理職責（一）管理部門及職責設立專門的復退軍人檔案管理部門，負責檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度。2.接收、整理、保管復退軍人檔案。3.提供檔案查閱、借閱服務。4.對檔案進行統(tǒng)計和分析。5.確保檔案安全和保密。（二）相關人員職責1.檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編號、裝訂等。嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。及時更新檔案信息，保證檔案的準確性。2.移交人員負責將復退軍人檔案及時移交給檔案管理部門，并確保檔案材料的完整性。配合檔案管理部門做好檔案信息的核實和補充工作。3.查閱借閱人員遵守檔案查閱借閱規(guī)定，辦理相關手續(xù)。不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。按時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。三、檔案接收與移交（一）接收1.檔案管理部門在收到復退軍人檔案時，應進行認真核對，檢查檔案材料是否齊全、完整，檔案袋是否密封完好。2.核對檔案內(nèi)容與移交清單是否一致，如有不符，應及時與移交人員溝通核實。3.對接收的檔案進行登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時間、移交單位等信息。（二）移交1.復退軍人檔案應按照規(guī)定的時間和程序進行移交。移交單位應提前通知檔案管理部門，準備好移交材料。2.移交時，移交單位應填寫檔案移交清單，詳細列出檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行審核，確保檔案符合接收要求。審核通過后，將檔案正式接收并妥善保管。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案管理的有關規(guī)定，對接收的復退軍人檔案進行整理。2.去除檔案中的金屬物品，如訂書釘、回形針等，確保檔案安全。3.對破損或褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的可讀性。4.按照檔案形成的時間順序或重要程度進行排列，使檔案條理清晰。（二）分類方法1.個人基本信息類：包括入伍登記表、退伍證、身份證、學歷證書等。2.服役經(jīng)歷類：如部隊嘉獎令、立功受獎證書、服役鑒定表等。3.培訓學習類：參加各類培訓的證書、成績單等。4.其他材料類：如榮譽證書、醫(yī)療證明、家庭情況材料等。5.檔案管理人員應根據(jù)分類方法，對檔案進行分類編號，建立檔案目錄，方便查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案分類存放，便于查找和管理。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的保管職責。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和維護。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱復退軍人檔案時，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并指定專人陪同查閱。4.查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。5.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱復退軍人檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因和借閱期限。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應出具本人有效身份證件，并繳納一定的借閱保證金。4.檔案管理部門應按照規(guī)定的借閱期限及時催還檔案，借閱人員如需續(xù)借，應重新辦理借閱手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應追究借閱人員的責任。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對復退軍人檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、移交時間、查閱借閱次數(shù)、利用效果等。（二）分析要求1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。3.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進檔案管理工作的建議和措施，不斷提高檔案管理水平。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立復退軍人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索和利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準確性，方便檔案的查閱和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)。2.對錄入的數(shù)據(jù)進行認真核對，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，可以根據(jù)檔案的變動情況及時修改和補充系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。（三）安全保障1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定系統(tǒng)應急預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失等情況。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況，對復退軍人檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定內(nèi)容1.對檔案的真實性、完整性、準確性進行審查。2.根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。3.對超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，簽署銷毀意見。2.檔案管理部門根據(jù)銷毀意見，編制檔案銷毀清單，報公司/組織領導審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的整理、保管、查閱、借閱等工作是否規(guī)范。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.檔案鑒定與銷毀工作是否符合程序。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。