PAGE征收辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)征收辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在征收工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于征收辦各部門在征收工作中形成的各類檔案，包括但不限于征收項(xiàng)目文件、協(xié)議合同、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)資料、信訪記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：征收辦檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映征收工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)征收辦檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱服務(wù)，為征收工作提供支持。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管條件良好。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.征收項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、審批等文件資料。2.征收補(bǔ)償協(xié)議、合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。3.征收工作中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.征收過(guò)程中的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金往來(lái)憑證等。5.征收范圍內(nèi)的房屋、土地等權(quán)屬證明文件。6.被征收人的信訪材料、訴求記錄及處理結(jié)果。7.征收工作中的照片、影像資料、電子文檔等。8.其他與征收工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可讀性，定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照征收工作流程，分為征收前期、征收實(shí)施、征收后續(xù)等階段進(jìn)行分類。2.在每個(gè)階段內(nèi)，再按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如政策文件、協(xié)議合同、會(huì)議記錄等。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，方便查詢和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理，定期向檔案管理部門移交歸檔。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（二）保管期限1.永久保管：涉及征收工作重大決策、重要協(xié)議合同、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值的文件等。2.定期保管：分為30年和10年，具體根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專門的檔案柜存放，按照類別和保管期限排列有序。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行分類管理。3.照片、影像資料等特殊載體檔案：按照檔案編號(hào)順序整理成冊(cè)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，妥善保管。（四）保管環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，確定是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的查詢與借閱（一）查詢服務(wù)1.本單位工作人員因工作需要查詢檔案的，可直接到檔案管理部門填寫查詢申請(qǐng)表，說(shuō)明查詢目的和范圍。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)征收辦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）移交規(guī)定1.征收辦因機(jī)構(gòu)改革、撤銷等原因，需要向其他單位移交檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單，確保檔案完整、準(zhǔn)確接收。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為征收工作提供更加便捷的支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理需求。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，