PAGE申計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)檔案的管理，保證審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于審計(jì)檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)及審計(jì)人員在審計(jì)工作中形成的各類檔案，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等相關(guān)資料。（三）管理原則審計(jì)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則。公司設(shè)立專門的審計(jì)檔案室，負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的集中保管和日常管理工作。各審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的收集、整理和移交工作，確保審計(jì)檔案的及時(shí)、完整歸檔。二、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審計(jì)工作中形成的各類文件材料收集齊全，做到不遺漏、不丟失。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映審計(jì)項(xiàng)目的全過程和審計(jì)結(jié)論。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（二）整理方法1.審計(jì)檔案應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一卷或數(shù)卷，不得將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并立卷。2.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料和其他文件材料的順序排列。結(jié)論性文件材料主要包括審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等；證明性文件材料主要包括審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等；立項(xiàng)性文件材料主要包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)通知書等；其他文件材料主要包括與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議記錄、往來信函等。3.每份文件材料應(yīng)在首頁右上角加蓋頁碼章，并按照順序編寫頁碼。頁碼應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注在文件材料正面的右上角和背面的左上角。4.卷內(nèi)文件材料應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。紙張大于A4紙的應(yīng)折疊成A4紙大小，小于A4紙的應(yīng)粘貼在A4紙上。5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或打印，字跡應(yīng)清晰、工整。三、審計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)檔案按照審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間等因素進(jìn)行分類，具體分類如下：1.財(cái)務(wù)收支審計(jì)檔案：包括對(duì)公司及所屬單位財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行審計(jì)所形成的檔案。2.經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案：包括對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)人員、部門負(fù)責(zé)人等履行經(jīng)濟(jì)責(zé)任情況進(jìn)行審計(jì)所形成的檔案。3.專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案：包括對(duì)公司特定事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查所形成的檔案。4.內(nèi)部控制審計(jì)檔案：包括對(duì)公司內(nèi)部控制制度的健全性、有效性進(jìn)行審計(jì)所形成的檔案。5.其他審計(jì)檔案：包括除上述四類審計(jì)項(xiàng)目以外的其他審計(jì)工作所形成的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則審計(jì)檔案編號(hào)采用“年度+項(xiàng)目類別+項(xiàng)目序號(hào)”的格式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“20XX”。2.項(xiàng)目類別：用兩位大寫字母表示，具體如下：財(cái)務(wù)收支審計(jì)檔案：“CZ”經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)檔案：“JR”專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查檔案：“ZX”內(nèi)部控制審計(jì)檔案：“NK”其他審計(jì)檔案：“QT”3.項(xiàng)目序號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年第3個(gè)財(cái)務(wù)收支審計(jì)項(xiàng)目的檔案編號(hào)為“2023CZ0003”。四、審計(jì)檔案的裝訂與編目（一）裝訂要求1.審計(jì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹、易損壞的裝訂材料。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件材料。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序依次裝訂，不得有倒頁、缺頁現(xiàn)象。（二）編目?jī)?nèi)容審計(jì)檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表和封底等內(nèi)容，具體如下：1.案卷封面：應(yīng)填寫審計(jì)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、審計(jì)機(jī)構(gòu)名稱、審計(jì)時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息。2.卷內(nèi)目錄：應(yīng)按照卷內(nèi)文件材料的排列順序，依次填寫文件材料的文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。3.備考表：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件材料的缺損、修改、補(bǔ)充等情況，并由立卷人、檢查人簽名或蓋章。4.封底：應(yīng)粘貼在案卷的最后一頁，作為案卷的封底。五、審計(jì)檔案的保管期限與密級(jí)（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管：適用于具有重要保存價(jià)值的審計(jì)檔案，如涉及重大違法違紀(jì)問題的審計(jì)檔案、對(duì)公司發(fā)展具有重大影響的審計(jì)檔案等。2.長(zhǎng)期保管：適用于保存期限較長(zhǎng)的審計(jì)檔案，一般為10年至50年，如對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果等進(jìn)行定期審計(jì)所形成的檔案。3.短期保管：適用于保存期限較短的審計(jì)檔案，一般為1年至10年，如對(duì)公司一般性事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)所形成的檔案。（二）密級(jí)劃分審計(jì)檔案的密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)，具體如下：1.絕密：適用于涉及公司核心商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要信息的審計(jì)檔案，如公司重大投資決策、技術(shù)研發(fā)等方面的審計(jì)檔案。2.機(jī)密：適用于涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的審計(jì)檔案，如公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)、重要客戶信息審計(jì)等。3.秘密：適用于涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理等方面的審計(jì)檔案，如公司日常費(fèi)用報(bào)銷審計(jì)、部門內(nèi)部審計(jì)等。審計(jì)檔案的保管期限和密級(jí)應(yīng)根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度等因素進(jìn)行確定，并在案卷封面上注明。六、審計(jì)檔案的借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至審計(jì)檔案室。（二）審批流程審計(jì)檔案室收到《審計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，由審計(jì)檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。對(duì)于涉及絕密、機(jī)密級(jí)審計(jì)檔案的借閱申請(qǐng)，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱期限審計(jì)檔案的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向?qū)徲?jì)檔案室提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)歸還借閱的審計(jì)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的審計(jì)檔案，不得涂改損壞、丟失或擅自復(fù)制。如發(fā)現(xiàn)審計(jì)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向?qū)徲?jì)檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露審計(jì)檔案的內(nèi)容。（五）利用方式審計(jì)檔案的利用方式主要包括查閱、復(fù)印、摘錄等。查閱審計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在審計(jì)檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將審計(jì)檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄審計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)審計(jì)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。七、審計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立審計(jì)檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的鑒定工作。鑒定工作小組由審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)審計(jì)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)審計(jì)檔案的保管期限和密級(jí)，以及審計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的審計(jì)檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的審計(jì)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或仍在保密期限內(nèi)的審計(jì)檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管。（三）銷毀程序1.審計(jì)檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成《審計(jì)檔案鑒定意見書》，明確需要銷毀的審計(jì)檔案清單。2.審計(jì)檔案室應(yīng)根據(jù)《審計(jì)檔案鑒定意見書》，編制《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄需要銷毀的審計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、密級(jí)等信息。3.《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.審計(jì)檔案室應(yīng)按照批準(zhǔn)的《審計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，組織對(duì)需要銷毀的審計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀