PAGE龍南市檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)龍南市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于龍南市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。各單位應(yīng)明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理工作機(jī)制。2.集中管理原則：檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作制度和辦法。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本單位各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，按照規(guī)定程序?yàn)槔谜咛峁n案查閱服務(wù)，做好查閱登記和利用效果反饋工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案。2.配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.按照檔案管理工作制度和辦法，做好本部門檔案的日常管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料。2.本單位工作中形成的各種門類和載體的文件材料。3.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件材料。4.本單位重要會議、重大活動(dòng)形成的文件材料。5.本單位干部職工人事檔案、會計(jì)檔案、科技檔案等專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對收集的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、編目等工作。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類，一般分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、科技管理等類別。3.對每一類檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄和檢索工具。4.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)安全保密規(guī)定和檔案保管要求。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，確保檔案的安全。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)組織，成立檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，提出鑒定意見。4.對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定程序辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.提供檔案復(fù)印件查閱。3.提供檔案數(shù)字化副本查閱。六、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交工作1.各單位應(yīng)按照規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。2.移交檔案應(yīng)編制檔案移交目錄，一式兩份，一份由移交單位留存，一份由接收單位存檔。3.移交檔案應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案移交要求。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。2.建立檔案信息資源共享平臺，提高檔案信息資源的利用效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化建設(shè)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)，建立檔案信息資源共享網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的在線查詢和利用。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本單位的信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用本單位的信息化資源。3.檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重實(shí)用性和可操作性，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.上級主管部門負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理工作制度和辦法的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查與不定期檢查相結(jié)合。2.實(shí)地檢查與書面檢查相結(jié)合。3.自查與抽查相結(jié)合。（四）問題整