PAGE檔案查閱制度市政府市政府檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強市政府檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的合理利用，維護檔案的真實性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市政府各部門、直屬機構(gòu)以及相關(guān)工作人員在履行職責(zé)過程中涉及檔案查閱的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴(yán)格保密。3.合理利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為市政府各項工作提供有效支持。二、檔案查閱范圍（一）可查閱檔案類型1.市政府在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、決策資料等政務(wù)檔案。2.涉及本市經(jīng)濟、社會、文化、民生等方面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)研報告等檔案。3.與市政府工作相關(guān)的合同協(xié)議、項目資料、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)檔案。4.其他經(jīng)市政府認(rèn)定可以查閱的檔案。（二）限制查閱檔案類型1.涉及國家機密的檔案，如國家安全、軍事戰(zhàn)略等方面的文件資料。2.依法受到保護的商業(yè)秘密檔案，包括市政府與企業(yè)簽訂的保密協(xié)議中涉及的相關(guān)內(nèi)容。3.個人隱私檔案，如人事檔案中涉及個人隱私信息的部分，未經(jīng)本人同意不得查閱。4.正在進行保密審查或涉及敏感事項尚未定論的檔案。三、查閱申請與審批（一）申請主體1.市政府各部門因工作需要查閱檔案的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.市政府直屬機構(gòu)工作人員查閱檔案的，由所在機構(gòu)指定專人提出申請。3.其他因工作需要查閱市政府檔案的單位或個人，需提交正式申請函。（二）申請內(nèi)容1.查閱申請人的基本信息，包括姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等。2.查閱目的及用途，詳細(xì)說明查閱檔案對工作的必要性和關(guān)聯(lián)性。3.擬查閱檔案的具體名稱、文號、形成時間等信息，盡可能準(zhǔn)確清晰。（三）審批流程1.查閱申請?zhí)峤恢潦姓畽n案管理部門。2.檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，重點審查查閱目的是否合理、申請信息是否完整。3.對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，出具查閱通知，告知申請人查閱時間、地點、方式等相關(guān)信息。4.對于涉及重要檔案、敏感信息或可能影響較大的查閱申請，需報市政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照上述程序辦理查閱通知。四、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可根據(jù)查閱通知，到市政府檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范有序。2.復(fù)制查閱：對于確需復(fù)制的檔案內(nèi)容，申請人應(yīng)在申請時注明。經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件與原件具有同等效力，但應(yīng)注明出處。3.電子查閱：對于已實現(xiàn)數(shù)字化管理的檔案，在確保信息安全的前提下，經(jīng)審批同意后，申請人可通過電子查閱系統(tǒng)進行查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保查閱過程順利進行。（二）查閱場所1.市政府檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為申請人提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等可能損壞檔案的行為。3.檔案管理人員應(yīng)定期對查閱室進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行，檔案存放安全有序。五、查閱紀(jì)律與要求（一）查閱紀(jì)律1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守查閱時間安排，不得擅自延長查閱時間。如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱人員在查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、討論與查閱無關(guān)的事項，以免影響其他查閱人員。4.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，必須嚴(yán)格按照保密要求進行管理和使用。（二）歸還要求1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將查閱的檔案歸還原位，由檔案管理人員進行核對和清點。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應(yīng)立即報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對于復(fù)制的檔案，查閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將復(fù)制件歸還檔案管理部門，并確保復(fù)制件的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案利用與反饋（一）檔案利用1.查閱人員應(yīng)按照申請時注明的查閱目的合理利用檔案，不得將檔案用于其他非法或不當(dāng)用途。2.市政府各部門在利用檔案過程中，應(yīng)充分發(fā)揮檔案的參考作用，為制定政策、決策部署、工作落實等提供有力支持。對于重要檔案的利用情況，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。（二）反饋機制1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用反饋機制，定期收集查閱人員對檔案查閱工作的意見和建議，不斷改進檔案管理和服務(wù)工作。2.查閱人員在查閱檔案后，如有發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在錯誤、遺漏或其他問題，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋。檔案管理部門應(yīng)及時核實情況，并根據(jù)需要進行更正或補充。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.市政府檔案管理部門應(yīng)加強對檔案查閱工作的內(nèi)部監(jiān)督，定期對查閱申請、審批、查閱過程、檔案歸還等環(huán)節(jié)進行檢查，確保各項制度執(zhí)行到位。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行職責(zé)，對查閱行為進行全程監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并做好記錄。對于違反查閱紀(jì)律和要求的行為，應(yīng)及時報告并按照規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.市政府應(yīng)接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關(guān)工作，及時整改存在的問題。2.同時，市政府檔案查閱制度應(yīng)接受社會公眾的監(jiān)督，對于公眾提出的合理意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并加以改進。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.查閱人員違反查閱紀(jì)律和要求，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等后果的，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.檔案管理人員在檔案查閱管理工作中存在失職、瀆職行為，如未嚴(yán)格審核申請、未履行監(jiān)督職責(zé)等，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的，應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任。3.對于未經(jīng)審批擅自查閱檔案或利用檔案謀取私利的行為，將依法嚴(yán)肅處理。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案查閱制度的行為