PAGE社保檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)等相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保社保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：社保檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工社保參保情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保社保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司和員工提供便捷服務(wù)。二、社保檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工社保參保登記、變更、停保等業(yè)務(wù)的辦理，并及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)。3.負(fù)責(zé)審核社保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限保管社保檔案，并定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。5.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供社保檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。6.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序?qū)Τ^(guò)保管期限的社保檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、整理、歸檔人力資源部門(mén)移交的社保檔案資料，并建立檔案目錄和索引。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)社保檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的整齊、美觀和安全。3.負(fù)責(zé)建立社保檔案電子信息系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。4.負(fù)責(zé)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。5.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供社保檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。6.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序?qū)Τ^(guò)保管期限的社保檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，按時(shí)足額繳納員工社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用，并將繳費(fèi)憑證及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)對(duì)社保費(fèi)用的收支情況進(jìn)行核算和管理，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好社保檔案的管理工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。（四）其他部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)配合人力資源部門(mén)做好員工社保參保登記、變更、停保等業(yè)務(wù)的辦理工作，并提供相關(guān)證明材料。2.負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定，妥善保管本部門(mén)涉及的社保檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.負(fù)責(zé)在工作中遵守社保檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)印、銷(xiāo)毀社保檔案資料。三、社保檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工社保參保登記表、變更登記表、停保登記表等相關(guān)表格。2.員工身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同復(fù)印件等個(gè)人資料。3.社保繳費(fèi)憑證、社保待遇支付憑證等財(cái)務(wù)資料。4.社?；?、審計(jì)等相關(guān)文件和資料。5.其他與員工社保相關(guān)的資料。（二）收集要求1.人力資源部門(mén)應(yīng)在辦理員工社保業(yè)務(wù)后及時(shí)收集相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.收集的資料應(yīng)使用A\4紙打印或復(fù)印，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)。3.收集的資料應(yīng)加蓋單位公章或相關(guān)部門(mén)印章，并由經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)收集的社保檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)。2.社保檔案應(yīng)按照員工姓名、檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，并建立檔案目錄和索引。3.檔案編號(hào)應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得使用金屬裝訂物，防止檔案生銹和損壞。5.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用專用的檔案柜或檔案架，并按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。四、社保檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)在整理好社保檔案資料后及時(shí)進(jìn)行歸檔，并按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行存儲(chǔ)。2.歸檔的社保檔案應(yīng)編制檔案目錄和索引，并建立電子檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享利用。3.歸檔的社保檔案應(yīng)按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，并在檔案柜或檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，便于查閱和管理。（二）保管期限1.社保檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的社保檔案包括：?jiǎn)T工社保參保登記表、變更登記表、停保登記表等相關(guān)表格；員工身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同復(fù)印件等個(gè)人資料；社保繳費(fèi)憑證、社保待遇支付憑證等財(cái)務(wù)資料；社?；恕徲?jì)等相關(guān)文件和資料。3.長(zhǎng)期保管的社保檔案包括：?jiǎn)T工社保年度繳費(fèi)記錄、社保待遇領(lǐng)取記錄等相關(guān)資料，保管期限為10年。4.短期保管的社保檔案包括：?jiǎn)T工社保月度繳費(fèi)記錄、社保待遇發(fā)放明細(xì)等相關(guān)資料，保管期限為5年。（三）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全社保檔案保管制度，采取有效措施確保檔案的安全和完整。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，并配備必要的消防器材和安全設(shè)施。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自查閱、復(fù)印、銷(xiāo)毀社保檔案資料。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受潮、發(fā)霉和蟲(chóng)蛀。五、社保檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《社保檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審核。2.人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴殚喨藛T提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.員工本人因個(gè)人需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《社保檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門(mén)審核同意后，檔案管理部門(mén)可為員工本人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱社保檔案，并遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定。2.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷(xiāo)毀社保檔案資料，如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍1.社保檔案可用于公司內(nèi)部各部門(mén)辦理員工社保業(yè)務(wù)、查詢員工社保參保情況、核算社保費(fèi)用等工作。2.社保檔案可用于員工本人查詢個(gè)人社保參保情況、辦理社保待遇領(lǐng)取等業(yè)務(wù)。3.社保檔案可用于公司對(duì)外提供社保相關(guān)證明材料、配合社?；撕蛯徲?jì)等工作。六、社保檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.社保檔案的鑒定應(yīng)遵循依法依規(guī)、真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、便捷高效的原則。2.社保檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行初步鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。2.人力資源部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，并形成審核報(bào)告。3.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核報(bào)告，對(duì)社保檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作進(jìn)行審批，并作出最終決定。（三）銷(xiāo)毀手續(xù)1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的社保檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定編造《社保檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)登記檔案的名稱、類別、編號(hào)、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《社保檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)人力資源部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。