PAGE吉林檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求，提高吉林檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與有效利用，特制定本檔案數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林地區(qū)內(nèi)所有涉及檔案數(shù)字化工作的公司、組織及相關(guān)部門。（三）基本原則1.合法性原則：檔案數(shù)字化工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保數(shù)字化過(guò)程合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映檔案的原始面貌。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案數(shù)字化信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.完整性原則：對(duì)各類檔案進(jìn)行全面、完整的數(shù)字化處理，確保檔案信息的完整性。5.便利性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的各類檔案收集齊全，確保檔案的完整性。檔案收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行初步檢查，剔除重復(fù)、無(wú)效或不符合歸檔要求的文件。2.整理標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。按照年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等因素進(jìn)行排列，編制檔案目錄，確定每份檔案的編號(hào)和存放位置。（二）檔案掃描1.掃描設(shè)備選擇根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和掃描要求，選擇合適的掃描設(shè)備。掃描設(shè)備應(yīng)具備較高的分辨率和色彩還原度，確保掃描圖像清晰、準(zhǔn)確。2.掃描分辨率一般情況下，文書檔案掃描分辨率不低于200dpi，照片檔案掃描分辨率不低于300dpi，特殊檔案根據(jù)實(shí)際情況確定掃描分辨率。3.掃描模式采用黑白二值、灰度或彩色掃描模式，根據(jù)檔案內(nèi)容和保存需要進(jìn)行選擇。對(duì)于文字清晰、對(duì)比度高的檔案，可采用黑白二值掃描；對(duì)于有色彩要求或需保留原始風(fēng)貌的檔案，采用灰度或彩色掃描。4.掃描圖像處理掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像質(zhì)量。對(duì)圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查找。（三）數(shù)據(jù)掛接1.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立依據(jù)檔案整理后的目錄信息，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等字段，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)據(jù)掛接將掃描后的圖像數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，使每份檔案的圖像與對(duì)應(yīng)的目錄信息相關(guān)聯(lián)，方便查詢和利用。（四）存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇選擇安全可靠、存儲(chǔ)容量大的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤陣列等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備良好的兼容性和穩(wěn)定性，確保數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存。2.存儲(chǔ)方式采用異地存儲(chǔ)、多介質(zhì)備份等方式，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞。3.備份策略制定詳細(xì)的備份策略，包括全量備份、增量備份等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。三、人員管理（一）人員配備1.專業(yè)人員要求檔案數(shù)字化工作應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員、掃描操作人員、數(shù)據(jù)處理人員等。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案業(yè)務(wù)流程；掃描操作人員應(yīng)掌握掃描設(shè)備的操作方法，確保掃描質(zhì)量；數(shù)據(jù)處理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和數(shù)據(jù)處理能力。2.人員培訓(xùn)定期組織檔案數(shù)字化人員參加培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、掃描設(shè)備操作、數(shù)據(jù)處理軟件使用等。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作的整體規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)；制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和方案；審核檔案整理、掃描、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量；監(jiān)督檔案數(shù)字化工作的安全和保密情況。2.掃描操作人員職責(zé)按照掃描要求進(jìn)行檔案掃描操作；對(duì)掃描圖像進(jìn)行初步檢查和處理；確保掃描設(shè)備的正常運(yùn)行和維護(hù)。3.數(shù)據(jù)處理人員職責(zé)建立和維護(hù)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和圖像處理；對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理。四、安全管理（一）物理安全1.工作場(chǎng)所安全檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施。設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入工作場(chǎng)所。2.設(shè)備安全對(duì)掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)維修或更換，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制建立網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)。設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。2.數(shù)據(jù)傳輸安全在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。?duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性校驗(yàn)，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被篡改。（三）信息安全1.用戶權(quán)限管理對(duì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶職責(zé)分配不同的操作權(quán)限。禁止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改數(shù)字化檔案信息。2.數(shù)據(jù)加密對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用安全可靠的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。3.安全審計(jì)建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)字化工作中的操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。定期對(duì)安全審計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。圖像分辨率、色彩模式等應(yīng)符合規(guī)定要求。2.數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，每份檔案的圖像與目錄信息對(duì)應(yīng)關(guān)系正確。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確。3.存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)完好無(wú)損，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)安全可靠。備份數(shù)據(jù)應(yīng)能夠正?；謴?fù)，數(shù)據(jù)一致性應(yīng)得到保證。（二）質(zhì)量檢查1.過(guò)程檢查在檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查。掃描操作人員完成掃描后，應(yīng)進(jìn)行自查，檔案管理人員進(jìn)行抽檢。數(shù)據(jù)掛接完成后，進(jìn)行全面檢查，確保數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確。2.驗(yàn)收檢查檔案數(shù)字化工作完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收檢查。驗(yàn)收內(nèi)容包括掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)情況等。驗(yàn)收合格后方可交付使用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部建立檔案數(shù)字化工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)包括檔案管理人員、技術(shù)人員等，對(duì)工作過(guò)程和質(zhì)量進(jìn)行全面監(jiān)督。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。積極配合相關(guān)部門的審計(jì)、評(píng)估等工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)制定檔案數(shù)字化工作考核指標(biāo)，包括工作進(jìn)度、質(zhì)量控制、安全管理等方面。對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與工作人員的績(jī)效、獎(jiǎng)懲等掛鉤。對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)