PAGE車間文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強車間文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高車間工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車間內(nèi)所有文件檔案的管理，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量記錄、安全文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：車間文件檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保文件檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)文件檔案的性質(zhì)和用途，進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強文件檔案的安全保密措施，防止文件檔案的泄露和丟失。4.方便利用原則：建立健全文件檔案的檢索和利用機制，方便車間員工查閱和使用文件檔案。二、文件檔案管理職責(zé)（一）車間主任職責(zé)1.負(fù)責(zé)車間文件檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保文件檔案管理工作的順利開展。2.審批車間文件檔案管理工作的相關(guān)制度和流程，確保制度和流程的合理性和有效性。3.協(xié)調(diào)車間各部門之間的文件檔案管理工作，確保文件檔案的及時傳遞和共享。（二）文件檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)車間文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.建立健全車間文件檔案管理臺賬，記錄文件檔案的名稱、編號、日期、來源、去向等信息。3.定期對車間文件檔案進(jìn)行清查和盤點，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.加強文件檔案的安全保密措施，防止文件檔案的泄露和丟失。5.為車間員工提供文件檔案查閱和利用服務(wù)，確保員工能夠及時獲取所需的文件檔案。（三）車間各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、整理和歸檔工作，并及時將整理好的文件檔案移交車間文件檔案管理員。2.配合車間文件檔案管理員做好文件檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守車間文件檔案管理的相關(guān)制度和流程，確保本部門文件檔案的安全和保密。三、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計劃文件，包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.工藝文件，包括工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝卡片等。3.設(shè)備檔案，包括設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修記錄等。4.質(zhì)量記錄，包括檢驗報告、試驗記錄、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。5.安全文件，包括安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、事故報告等。6.其他與車間生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的文件檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的收集工作，確保文件檔案的及時收集和完整。2.收集的文件檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的文件檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，確保文件檔案的安全性。（三）整理原則1.按照文件檔案的類別和時間順序進(jìn)行整理，確保文件檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對文件檔案進(jìn)行分類編號，便于查找和管理。3.去除文件檔案中的重復(fù)內(nèi)容和無關(guān)信息，確保文件檔案的簡潔性和可讀性。（四）整理方法1.對文件檔案進(jìn)行分類，如生產(chǎn)計劃類、工藝文件類、設(shè)備檔案類、質(zhì)量記錄類、安全文件類等。2.對每一類文件檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.將整理好的文件檔案按照編號順序進(jìn)行排列，并裝入檔案盒或文件夾中。4.在檔案盒或文件夾上標(biāo)明文件檔案的類別、編號、名稱等信息，便于查找和管理。四、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的文件檔案應(yīng)及時歸檔，確保文件檔案的時效性。2.歸檔的文件檔案應(yīng)按照類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對歸檔的文件檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件檔案的名稱、編號、日期、來源、去向等信息。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，并確保兩種檔案的一致性和完整性。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和可靠性。4.定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行清查和盤點，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）保管期限1.生產(chǎn)計劃文件、工藝文件、設(shè)備檔案類保管期限為長期。2.質(zhì)量記錄類保管期限為產(chǎn)品質(zhì)量追溯期。3.安全文件類保管期限為長期。4.其他文件檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定。（四）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已失去保存價值的文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)車間主任審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行登記，記錄銷毀文件檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保文件檔案的徹底銷毀。五、文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.車間員工因工作需要查閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到車間文件檔案管理員處查閱。2.車間外單位人員因工作需要查閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，經(jīng)車間主任審批后，方可到車間文件檔案管理員處查閱。查閱時，應(yīng)有車間員工陪同，并遵守車間的相關(guān)規(guī)定。（二）查閱流程1.申請人填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱文件檔案的名稱、編號、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或車間主任對申請表進(jìn)行審批。3.申請人持審批后的申請表到車間文件檔案管理員處查閱文件檔案。4.車間文件檔案管理員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件檔案，并做好查閱記錄。5.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將文件檔案歸還車間文件檔案管理員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.車間員工查閱文件檔案時，應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得涂改、損壞、丟失文件檔案。2.車間外單位人員查閱文件檔案時，如需復(fù)印或帶走部分文件檔案，應(yīng)經(jīng)車間主任審批后，方可進(jìn)行。復(fù)印或帶走的文件檔案應(yīng)妥善保管，不得泄露或用于其他用途。3.對于涉及車間機密的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)車間主任批準(zhǔn)，不得查閱和利用。六、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立車間文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理和共享。2.提高文件檔案管理的工作效率和管理水平，減少人工操作，降低管理成本。3.加強文件檔案的安全保密措施，防止文件檔案的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立文件檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在數(shù)據(jù)庫中。2.開發(fā)文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能。3.建立文件檔案權(quán)限管理機制，對不同用戶設(shè)置不同的查閱和利用權(quán)限，確保文件檔案的安全保密。（三）信息化管理流程1.文件檔案管理員將整理好的文件檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄入文件檔案管理信息系統(tǒng)。2.車間員工通過文件檔案管理信息系統(tǒng)查詢和利用文件檔案。3.文件檔案管理員定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。七、文件檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.車間定期對文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件檔案管理工作的規(guī)范和有效。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立文件檔案管理工作考核評價機制，對