PAGE資助學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校資助學(xué)生檔案管理，確保資助學(xué)生信息的完整性、準確性和安全性，規(guī)范資助工作流程，提高資助工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校所有接受資助的學(xué)生檔案管理工作，包括國家助學(xué)金、國家獎學(xué)金、學(xué)校獎學(xué)金、社會捐贈助學(xué)金等各類資助項目。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋學(xué)生資助申請、審核、評定、發(fā)放等全過程的相關(guān)材料。3.保密性原則：嚴格保護學(xué)生個人隱私，對涉及學(xué)生個人信息的檔案資料妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，按照統(tǒng)一的標(biāo)準和規(guī)范進行操作。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：所在院系、專業(yè)、年級、班級等。（二）資助申請材料1.資助申請表：學(xué)生填寫的資助申請表格，包括申請資助項目、申請理由、家庭經(jīng)濟情況說明等。2.相關(guān)證明材料：如家庭經(jīng)濟困難證明（低保證、殘疾證、烈士證等）、家庭成員收入證明、疾病診斷證明等。（三）資格審核材料1.班級民主評議記錄：班級對申請資助學(xué)生進行民主評議的過程記錄，包括評議時間、地點、參與人員、評議結(jié)果等。2.院系審核意見：院系對學(xué)生資助申請進行審核的意見，包括審核人、審核時間、審核結(jié)論等。（四）資助評定材料1.評定小組會議記錄：學(xué)?；蛟合党闪⒌馁Y助評定小組對學(xué)生資助申請進行評定的會議記錄，包括會議時間、地點、參與人員、評定標(biāo)準、評定結(jié)果等。2.公示材料：對擬獲得資助學(xué)生名單進行公示的相關(guān)材料，包括公示時間、公示地點、公示內(nèi)容等。（五）資助發(fā)放材料1.資助發(fā)放記錄：詳細記錄資助資金的發(fā)放時間、發(fā)放金額、發(fā)放方式、受資助學(xué)生簽字等信息。（六）其他相關(guān)材料1.學(xué)生獲獎證書、榮譽證書等：反映學(xué)生綜合素質(zhì)和受資助后成長情況的相關(guān)材料。2.學(xué)生反饋材料：學(xué)生對資助工作的意見、建議及感謝信等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.提出申請：學(xué)生根據(jù)自身情況，向?qū)W?；蛟合堤岢鱿鄳?yīng)資助項目的申請，并提交相關(guān)申請材料。2.班級初審：班級成立民主評議小組，對申請學(xué)生的家庭經(jīng)濟情況和綜合素質(zhì)進行初審，形成班級民主評議記錄。3.院系審核：院系對班級初審?fù)ㄟ^的學(xué)生申請材料進行審核，提出審核意見。4.學(xué)校評定：學(xué)校成立資助評定小組，根據(jù)評定標(biāo)準對申請學(xué)生進行綜合評定，確定擬資助學(xué)生名單，并進行公示。5.檔案建立：在資助工作流程完成后，由專人負責(zé)將學(xué)生的各類資助檔案材料進行整理、歸檔，建立資助學(xué)生個人檔案。（二）檔案收集要求1.及時收集：各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)及時收集，確保檔案資料的完整性和時效性。2.材料齊全：收集的檔案材料應(yīng)符合本制度規(guī)定的內(nèi)容要求，確保材料齊全、完整。3.審核把關(guān)：對收集的檔案材料進行嚴格審核，確保材料真實、準確、規(guī)范。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如學(xué)生基本信息、資助申請材料、資格審核材料、資助評定材料、資助發(fā)放材料等。2.順序排列：每一類檔案材料按照時間順序或重要程度進行排列，便于查閱。3.編號標(biāo)識：為每一份檔案材料或檔案盒編制唯一的編號，便于管理和查找。（二）歸檔方法1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)檔案材料裝入檔案盒，在檔案盒封面注明檔案類別、年份、學(xué)期等信息，并在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單，清單內(nèi)容包括檔案材料名稱、編號、日期等。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案材料進行掃描或拍照，形成電子文檔，并按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行存儲。電子檔案應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案保管與借閱（一）保管要求1.專人負責(zé)：設(shè)立專門的檔案保管室，配備專人負責(zé)資助學(xué)生檔案的保管工作。2.安全保管：檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全。3.定期檢查：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.保管期限：資助學(xué)生檔案的保管期限為[X]年，期滿后按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行處理。（二）借閱規(guī)定1.借閱審批：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案保管室借閱。2.借閱登記：借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)詳細記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：開發(fā)或選用適合我校資助學(xué)生檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、借閱管理等功能。2.數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案材料中的相關(guān)信息準確錄入檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.安全措施：采取防火墻、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.用戶權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案管理系統(tǒng)。3.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.資助學(xué)生基本情況統(tǒng)計：包括資助學(xué)生人數(shù)、性別分布、年級分布、專業(yè)分布等。2.資助資金發(fā)放情況統(tǒng)計：包括各類資助項目的發(fā)放金額、發(fā)放人數(shù)、發(fā)放比例等。3.資助效果分析統(tǒng)計：如受資助學(xué)生成績變化、綜合素質(zhì)提升情況等。（二）分析方法1.對比分析：對不同年份、不同學(xué)期、不同專業(yè)的資助情況進行對比分析，找出存在的問題和差異。2.趨勢分析：通過對資助數(shù)據(jù)的長期跟蹤，分析資助工作的發(fā)展趨勢，為制定資助政策提供參考依據(jù)。3.關(guān)聯(lián)分析：分析資助學(xué)生的各項信息之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如家庭經(jīng)濟情況與學(xué)習(xí)成績、綜合素質(zhì)之間的關(guān)系等。（三）結(jié)果應(yīng)用1.優(yōu)化資助政策：根據(jù)檔案統(tǒng)計與分析結(jié)果，及時調(diào)整和完善資助政策，提高資助工作的針對性和實效性。2.改進工作方法：針對資助工作中存在的問題，改進工作流程和方法，提高資助工作效率和質(zhì)量。3.加強學(xué)生教育管理：通過對資助學(xué)生的跟蹤分析，了解學(xué)生的需求和發(fā)展情況，加強對學(xué)生的教育管理和指導(dǎo)服務(wù)。八、檔案監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對資助學(xué)生檔案管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、社會監(jiān)督機構(gòu)及學(xué)生家長的監(jiān)督，對提出的意見和建議及時進行處理和反饋。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)范性：檢查檔案建立、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檔案內(nèi)容真實性：核實檔案材料中的信息是否真實可靠，有無弄虛作假現(xiàn)象。3.檔案安全保密性：檢查檔案保管場所的安全設(shè)施是否完善，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險。（三）問題處理1.及時