PAGE物業(yè)檔案室制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案室對(duì)公司各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于物業(yè)管理文件、合同協(xié)議、業(yè)主資料、工程圖紙等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全保管。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位移交檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、保管等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.為檔案查閱人員提供熱情、周到的服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理文件：包括公司內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)等。2.合同協(xié)議：物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購(gòu)合同、維修合同等各類合同協(xié)議。3.業(yè)主資料：業(yè)主檔案、入住資料、裝修申請(qǐng)及驗(yàn)收資料等。4.工程圖紙：物業(yè)區(qū)域內(nèi)的建筑圖紙、設(shè)備圖紙、管道圖紙等。5.維修記錄：房屋及設(shè)施設(shè)備的維修記錄、保養(yǎng)記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案：物業(yè)管理費(fèi)用收支憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。7.其他與物業(yè)管理相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如物業(yè)管理文件、合同協(xié)議、業(yè)主資料等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.物業(yè)管理文件：長(zhǎng)期保存。2.合同協(xié)議：根據(jù)合同期限確定保管期限，一般合同期滿后保存[X]年。3.業(yè)主資料：長(zhǎng)期保存。4.工程圖紙：長(zhǎng)期保存。5.維修記錄：根據(jù)設(shè)備使用壽命確定保管期限，一般設(shè)備報(bào)廢后保存[X]年。6.財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定確定保管期限。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量與檔案目錄一致。2.核對(duì)檔案的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，還須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。3.業(yè)主查閱本人檔案，應(yīng)提供有效身份證件，經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心核實(shí)后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人員等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立物業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授