PAGE老年驛站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老年驛站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在老年驛站服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老年驛站內(nèi)各類檔案的管理，包括但不限于服務(wù)記錄、人員信息、設(shè)施設(shè)備檔案、活動(dòng)資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則老年驛站檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映老年驛站的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善老年驛站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理老年驛站各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄和檢索工具。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)記錄包括老年人的基本信息、健康狀況、服務(wù)需求、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)效果等。2.人員信息驛站工作人員的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核情況等。3.設(shè)施設(shè)備檔案設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等。4.活動(dòng)資料各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。5.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)報(bào)表、收支憑證、發(fā)票等。6.其他檔案與老年驛站工作相關(guān)的各類文件、資料、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）整理方法1.分類按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如服務(wù)檔案、人員檔案、設(shè)施設(shè)備檔案等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.永久保管涉及老年驛站重要?dú)v史資料、重大事件記錄以及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管保管期限分為[X]年、[X]年等，根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和保密。（四）檔案庫(kù)房管理規(guī)定1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁堆放雜物。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人管理，嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱老年驛站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因工作需要，外部單位或個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)老年驛站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害老年驛站和老年人的合法權(quán)益。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.全面審查原則對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)老年驛站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清單。3.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立老年驛站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等。2.檔案檢索提供多種檢索方式，方便檔案的查閱和利用。3.檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)據(jù)安全管理