PAGE仲裁檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織仲裁檔案的管理，確保仲裁檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在仲裁活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等相關(guān)文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：仲裁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案管理人員應(yīng)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映仲裁活動(dòng)的全過程。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善仲裁檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、收集、整理、保管仲裁檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對仲裁檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對仲裁檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好仲裁檔案的移交、銷毀等工作。6.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)仲裁檔案的日常收集、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊有序。3.做好檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，防止檔案丟失或損壞。4.對檔案的利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案利用信息。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）仲裁業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在仲裁活動(dòng)過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)整理和移交本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門保管的仲裁檔案進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.仲裁案件受理階段：包括仲裁申請書、答辯書、仲裁協(xié)議、當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)文件。2.仲裁審理階段：包括證據(jù)材料、證人證言、庭審筆錄、鑒定報(bào)告、勘驗(yàn)筆錄等。3.仲裁裁決階段：包括裁決書、調(diào)解書、決定書等法律文書。4.與仲裁案件有關(guān)的其他文件資料，如往來信函、會議紀(jì)要、請示報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)性：仲裁業(yè)務(wù)部門應(yīng)在仲裁活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.完整性：移交的檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映仲裁活動(dòng)的全過程。3.準(zhǔn)確性：檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。（三）整理方法1.分類：按照仲裁案件的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。例如，可以分為合同糾紛仲裁檔案、侵權(quán)糾紛仲裁檔案等。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對零散的檔案材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管期限1.仲裁檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：涉及公司/組織重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)?組織未來發(fā)展有重大影響的仲裁檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：保管期限為[X]年的仲裁檔案，主要包括一般性的合同糾紛仲裁檔案、侵權(quán)糾紛仲裁檔案等。4.短期保管：保管期限為[X]年的仲裁檔案，主要包括一些簡單的仲裁案件檔案或時(shí)效性較強(qiáng)的檔案。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案的保管與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并做好數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理工作。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱與本人工作相關(guān)的仲裁檔案。2.外部單位或個(gè)人因法律規(guī)定或經(jīng)本公司/組織同意，可以查閱相關(guān)仲裁檔案。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部查閱：本公司/組織內(nèi)部人員查閱仲裁檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱：外部單位或個(gè)人查閱仲裁檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，確需摘抄、復(fù)制、拍照的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用仲裁檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.仲裁檔案僅供查閱和利用，不得用于其他任何目的。未經(jīng)本公司/組織同意，不得將檔案轉(zhuǎn)讓、出售或提供給第三方。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對仲裁檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、合理處置的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、仲裁業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法律專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對仲裁檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管狀況等進(jìn)行全面審查，判斷檔案的保管價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。3.對已失去保管價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立仲裁檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對仲裁檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立仲裁檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索系統(tǒng)：開發(fā)檔案檢索軟件，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。4.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、下載、打印等功能，提高檔案利用效率。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露、損毀或丟失。3.定