PAGE檔案安全保管制度舉措一、總則（一）目的為加強公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準確性和保密性，維護公司的合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術手段，提高檔案管理的效率和質量。4.保密原則：對涉及公司機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、財務檔案、人事檔案等。3.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和指導。4.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施和設備。5.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的賬實相符。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責與檔案管理部門的溝通協(xié)調，確保本部門檔案管理工作的順利開展。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉讓檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、編目、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.不斷提高自身業(yè)務素質，學習和掌握檔案管理的新知識、新技術。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。4.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。5.其他應歸檔保存的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案材料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。3.對收集到的數(shù)據(jù)、圖表等電子文件，應同時保存紙質版本，并確保兩者內容一致。（三）檔案整理規(guī)范1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的可讀性。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照歸檔要求，將檔案進行上架存放，并更新檔案目錄。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務報告、重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括公司的一般性業(yè)務檔案、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括公司的臨時性文件、一般性報表等。（三）檔案保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.檔案庫房應安裝必要的安全設施，如消防器材、監(jiān)控設備、溫濕度調節(jié)設備等。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。4.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.對電子檔案應采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.服務公司原則：檔案利用應圍繞公司的經(jīng)營管理活動，為公司決策提供支持。3.保密原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。（二）檔案利用范圍1.公司內部各部門在工作中需要查閱檔案的。2.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.公司員工因個人需要查閱本人檔案材料的。（三）檔案借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合要求的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑借閱證到檔案庫房查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。4.借閱人應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱人應按時歸還檔案，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定依據(jù)1.國家有關檔案鑒定的法律法規(guī)和標準。2.公司檔案保管期限表。3.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。（二）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，并提出鑒定意見。4.對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，報公司領導批準后予以銷毀。（三）檔案銷毀措施1.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理部門派人監(jiān)銷。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀清單應永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質量，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息的安全保護，防止電子檔案的泄露和損壞。（二）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持多種格式的電子文件錄入，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、文號等檢索，方便快捷地查找檔案。3.檔案借閱功能：實現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請、審批和歸還功能，提高借閱效率。4.檔案統(tǒng)計功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：設置用戶權限，對電子檔案進行加密存儲，防止信息泄露。（三）電子檔案數(shù)據(jù)管理1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)恢復機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。3.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的安全審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司設立檔案安全監(jiān)督檢查小組，負責對公司檔案安全保管制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負責定期對檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)等進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案庫房的安全狀況，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施的運行情況。3.檔案管理系統(tǒng)的安全情況，包括用戶權限設置、數(shù)據(jù)備份、安全審計等。4.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責履行、業(yè)務素質等。（三）問題整改與責任追究1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.對整改不力或拒不整改的部門和個人，將視情節(jié)輕