PAGE人事專員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內容必須真實可靠，如實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關資料，確保人事檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對人事檔案內容予以保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新人事檔案信息，保持檔案的時效性。二、人事檔案的內容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括家庭電話、手機號碼、電子郵箱等）。3.學歷、學位證書復印件，專業(yè)技術資格證書復印件，職業(yè)資格證書復印件等。（二）入職資料1.員工入職登記表，詳細記錄員工的入職時間、崗位、薪資待遇等信息。2.勞動合同書，明確雙方的權利和義務。3.入職體檢報告，確保員工身體健康狀況符合崗位要求。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷，按時間順序記錄員工曾工作過的單位、職位、工作時間等信息。2.工作業(yè)績考核記錄，包括年度考核、月度考核等結果，以及工作成果、獎懲情況等。（四）培訓與發(fā)展1.參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關記錄。（五）薪資福利1.薪資調整記錄，包括調薪原因、調薪幅度等。2.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（六）獎懲情況1.獲得的各類獎勵證書及相關文件，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等。2.受到的違紀處分記錄，包括處分原因、處分決定等。（七）其他資料1.員工的個人述職報告、工作總結等。2.員工的崗位變動申請、離職申請等相關文件。3.其他與員工人事管理相關的重要資料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時，由人事專員負責收集其個人基本信息、入職資料等，并要求員工如實填寫相關表格和提供真實有效的證件復印件。2.在員工工作過程中，人事專員及時收集員工的工作業(yè)績考核記錄、培訓記錄、獎懲情況等資料。3.員工崗位變動或離職時，人事專員負責收集相關的崗位變動申請、離職申請及離職交接手續(xù)等資料。（二）整理1.人事專員對收集到的人事檔案資料進行分類整理，按照個人基本信息、入職資料、工作經(jīng)歷、培訓與發(fā)展、薪資福利、獎懲情況、其他資料等類別依次排列。2.對每份資料進行編號，確保資料的唯一性和可追溯性。編號可采用員工工號與資料類別代碼相結合的方式，如“00101”表示工號為001的員工的個人基本信息資料。3.對整理好的資料進行裝訂或裝盒，以便于保存和查閱。裝訂時應注意資料的順序和完整性，確保資料不易散落。裝盒時應在盒內設置資料目錄，標明盒內資料的內容和編號。四、人事檔案的保管（一）保管方式1.公司設立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保人事檔案的安全保管。2.人事檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式保管。紙質檔案按照類別和編號順序存放于檔案柜中，電子檔案存儲于公司的人力資源管理系統(tǒng)或專用服務器中，并定期進行備份。（二）保管期限1.員工在職期間，其人事檔案應長期保管，并根據(jù)檔案內容的變動及時更新。2.員工離職后，其人事檔案應繼續(xù)保管一定期限。一般情況下，普通員工的人事檔案保管期限為離職后[X]年，重要崗位員工或涉及商業(yè)秘密的員工的人事檔案保管期限為離職后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領導審批同意，可按照規(guī)定進行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人事部門負責人審批。人事部門負責人有權查閱公司全體員工的人事檔案；其他部門負責人因工作需要查閱本部門員工人事檔案的，經(jīng)人事部門負責人同意后可查閱；其他人員查閱人事檔案需經(jīng)公司分管領導審批同意。2.查閱規(guī)定查閱人事檔案時，必須在人事檔案保管室進行，不得將檔案帶出保管室。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還保管人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。3.借閱權限因特殊原因需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人事部門負責人審批，公司分管領導批準。一般情況下，人事檔案僅限公司內部人員借閱，確因工作需要借給外部單位或個人的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。4.借閱規(guī)定借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內容。借閱人員歸還檔案時，保管人員應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。五、人事檔案的更新與維護（一）定期更新1.人事專員應定期對人事檔案進行檢查和更新，確保檔案內容的時效性和準確性。一般情況下，每年對人事檔案進行一次全面檢查和更新。2.在員工工作發(fā)生變動（如崗位晉升、調動、離職等）、薪資調整以及獲得新的獎勵或處分等情況時，人事專員應及時更新相關檔案資料。（二）數(shù)據(jù)維護1.負責電子人事檔案管理的人員應定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應存儲于不同的介質和地點，并定期進行檢查和恢復測試。2.對電子檔案系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性。及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況，保證人事檔案信息的準確傳遞和查詢。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.人事專員應嚴格遵守保密制度，對人事檔案內容予以保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格按照規(guī)定的權限和程序進行操作，防止檔案信息被不當獲取或傳播。3.對涉及員工個人隱私或公司商業(yè)秘密的檔案資料，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全管理1.加強人事檔案保管室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案保管場所的安全。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲等設施的正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照規(guī)定進行報告和處理。七、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.人事檔案保管期限屆滿，且經(jīng)公司領導審批同意銷毀的。2.人事檔案內容涉及的事項已不再具有保存價值，或因其他原因需要銷毀的。（二）銷毀程序1.人事部門提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，報人事部門負責人審核。2.人事部門負責人審核通過后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導批準后，由人事部門會同相關部門組成檔案銷毀小組，對擬銷毀的檔案進行清點、核對，并在指定地點進行銷毀。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《人