PAGE人事財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事財務(wù)檔案的管理，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案以及財務(wù)相關(guān)檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：人事財務(wù)檔案由公司指定的部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照人事檔案和財務(wù)檔案的類別進行分類管理，便于查找和使用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范操作原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進行，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、人事檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書：包括最高學(xué)歷、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷：包括以往工作單位、職位、工作時間等。4.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同。5.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的相關(guān)記錄。6.考核評價：年度考核、績效評估等相關(guān)材料。7.獎懲情況：獲得的獎勵和違紀(jì)處罰記錄。8.職業(yè)資格證書：如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能證書等。9.其他相關(guān)材料：如健康證明、離職證明等。（二）檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其人事檔案材料，并進行初步審核。2.員工檔案材料發(fā)生變更時，應(yīng)及時將變更后的材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門定期對檔案材料進行整理和補充，確保檔案內(nèi)容的完整性。（三）檔案整理1.按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類等。2.對每一類檔案材料進行編號，建立索引目錄，便于查找。3.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明員工姓名、檔案類別、編號等信息。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案的安全保存。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對檔案的借閱、查閱等情況進行詳細(xì)記錄。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間等。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱檔案。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還原位，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（七）檔案轉(zhuǎn)遞1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，確保檔案的安全送達(dá)。3.檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封后交予接收單位。三、財務(wù)檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告等。5.財務(wù)預(yù)算：年度預(yù)算、月度預(yù)算等。6.財務(wù)審計報告：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。7.其他財務(wù)相關(guān)資料：如合同、協(xié)議、發(fā)票等。（二）檔案收集1.財務(wù)部門在每月末或每季度末，負(fù)責(zé)收集整理當(dāng)月或當(dāng)季度的財務(wù)檔案材料。2.對財務(wù)檔案材料進行分類整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.財務(wù)檔案材料應(yīng)及時歸檔，不得積壓。（三）檔案整理1.按照會計年度和檔案類別進行分類，如會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報表類等。2.對每一類檔案材料進行編號，建立索引目錄，便于查找。3.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在封面上注明檔案類別、年度、編號等信息。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。2.財務(wù)檔案保管室應(yīng)保持安全、保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自進入。3.定期對財務(wù)檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全保存。4.對財務(wù)檔案的借閱、查閱等情況進行詳細(xì)記錄。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱財務(wù)檔案的，須填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間等。2.經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱檔案。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全。（六）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，須填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還原位，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（七）檔案銷毀1.財務(wù)檔案達(dá)到規(guī)定的保管期限后，由財務(wù)部門提出銷毀申請。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)編制《財務(wù)檔案銷毀清單》，由監(jiān)銷人員和銷毀人員共同簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)永久保存。四、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立人事財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強對電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.采取必要的安全防護措施，如防火墻、防病毒軟件等，防止電子檔案數(shù)據(jù)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒侵害。（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性1.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性，電子檔案應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件進行錄入和掃描。2.定期對電子檔案和紙質(zhì)檔案進行核對，發(fā)現(xiàn)不一致的情況及時進行處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對人事財務(wù)檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.人力資源部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、財政部門、審計