PAGE財務(wù)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)文件檔案管理，確保財務(wù)文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于財務(wù)信息的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)文件檔案管理工作。（三）定義1.財務(wù)文件檔案：指公司在財務(wù)活動中形成的各類具有保存價值的文件、憑證、報表、合同、協(xié)議等資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等不同形式。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)文件檔案由專門的檔案管理部門或指定的財務(wù)部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：財務(wù)文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋公司財務(wù)工作各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件檔案，保證檔案資料的全面性。4.保密性原則：對涉及公司財務(wù)機(jī)密的文件檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于財務(wù)人員及其他相關(guān)人員查閱和使用，提高工作效率。二、財務(wù)文件檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報表及附注等。4.稅務(wù)文件類：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠文件等。5.預(yù)算管理文件類：預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整等相關(guān)文件。6.資金管理文件類：資金計劃、資金審批、資金結(jié)算等文件。7.成本費(fèi)用管理文件類：成本核算方法、費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)、成本分析報告等。8.資產(chǎn)管理文件類：固定資產(chǎn)臺賬、無形資產(chǎn)登記、資產(chǎn)清查報告等。9.財務(wù)審計文件類：內(nèi)部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿等。10.合同協(xié)議類：與財務(wù)相關(guān)的各類合同，如借款合同、擔(dān)保合同、采購合同等。11.其他財務(wù)文件類：如財務(wù)制度、財務(wù)工作流程、財務(wù)會議紀(jì)要等。（二）編號1.采用分類編號法，按照上述分類順序，為每一類財務(wù)文件檔案編制唯一的編號。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如：“KZ2023001”表示會計憑證類2023年的第1號文件。3.類別代碼采用兩位字母縮寫，具體如下：“KZ”：會計憑證類“ZB”：會計賬簿類“BG”：財務(wù)報告類“SW”：稅務(wù)文件類“YS”：預(yù)算管理文件類“ZJ”：資金管理文件類“CB”：成本費(fèi)用管理文件類“ZC”：資產(chǎn)管理文件類“SJ”：財務(wù)審計文件類“HT”：合同協(xié)議類“QT”：其他財務(wù)文件類三、財務(wù)文件檔案的形成與收集（一）形成1.財務(wù)人員在日常工作中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地形成各類財務(wù)文件檔案，確保文件內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。2.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，保證文件的可讀性和可追溯性。（二）收集1.各財務(wù)崗位人員負(fù)責(zé)收集本崗位工作中產(chǎn)生的財務(wù)文件檔案，并定期整理后移交至檔案管理部門或指定的財務(wù)部門。2.在財務(wù)業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將涉及的文件檔案收集齊全，不得遺漏。3.對于外部單位發(fā)送的與財務(wù)相關(guān)的文件，如銀行對賬單、稅務(wù)機(jī)關(guān)文件等，由專人負(fù)責(zé)接收并進(jìn)行登記，及時傳遞給相關(guān)財務(wù)人員進(jìn)行處理和歸檔。四、財務(wù)文件檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員或財務(wù)部門指定人員對收集到的財務(wù)文件檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號順序進(jìn)行排列。2.去除文件上的金屬物，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子文件應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進(jìn)行命名標(biāo)注，便于查找和識別。（二）歸檔1.整理后的財務(wù)文件檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每一份檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和管理。3.對于重要的財務(wù)文件檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份方式可采用磁帶、光盤、云存儲等多種形式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。五、財務(wù)文件檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年。3.財務(wù)報告類中，月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年，年度財務(wù)報表及附注保管期限為永久。4.稅務(wù)文件類保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久。5.預(yù)算管理文件類、資金管理文件類、成本費(fèi)用管理文件類、資產(chǎn)管理文件類、財務(wù)審計文件類等保管期限為10年。6.合同協(xié)議類保管期限至合同履行完畢后10年。7.其他財務(wù)文件類根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般為5年至永久不等。（二）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、財務(wù)文件檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)文件檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門或指定的財務(wù)部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財務(wù)文件檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)文件檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司或用于其他非工作目的。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、財務(wù)文件檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)文件檔案保管期滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因其他特殊原因需要提前銷毀的財務(wù)文件檔案，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保銷毀的必要性和合規(guī)性。（二）銷毀程序1.檔案管理部門或財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《財務(wù)文件檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.申請表經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司檔案管理委員會審核批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀申請應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式（如焚燒、粉碎等）、監(jiān)銷人員等信息。4.監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀，防止泄露或流失。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀申請表上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。八、財務(wù)文件檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的財務(wù)文件檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級別，確保檔案信息的安全性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)財務(wù)文件檔案錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全保障1.加強(qiáng)對財務(wù)文件檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)計劃，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對財務(wù)文件檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、保管條件等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門文件檔案管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.積極配合國家有關(guān)部門、稅務(wù)