PAGE數(shù)字化檔案建設(shè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字化檔案建設(shè)與管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等數(shù)字化檔案管理全過程的活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保數(shù)字化檔案建設(shè)與管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司各項(xiàng)工作活動，維護(hù)檔案的原始性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。4.便捷高效原則：運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。二、檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃（一）建設(shè)目標(biāo)1.在[具體時間期限]內(nèi)，完成公司存量檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化存儲。2.建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能，提高檔案利用效率。3.確保數(shù)字化檔案信息的安全可靠，滿足公司長期發(fā)展對檔案管理的需求。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司各類紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，形成數(shù)字化檔案副本。2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：搭建涵蓋檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、安全管理等功能的數(shù)字化檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。3.存儲系統(tǒng)建設(shè)：構(gòu)建安全可靠的數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，包括存儲設(shè)備選型、存儲架構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案制定等，確保檔案數(shù)據(jù)的長期保存。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃籌備階段（[具體時間區(qū)間1]）成立數(shù)字化檔案建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確職責(zé)分工。開展檔案資源調(diào)查，摸清公司檔案存量、類別、保管狀況等情況。制定數(shù)字化檔案建設(shè)實(shí)施方案，明確建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、技術(shù)要求等。進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算編制，落實(shí)建設(shè)資金。2.數(shù)字化加工階段（[具體時間區(qū)間2]）按照檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，組織開展檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。對數(shù)字化加工過程進(jìn)行質(zhì)量控制，定期檢查加工成果，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。建立數(shù)字化加工工作臺賬，記錄加工檔案的數(shù)量、類別、進(jìn)度等信息。3.系統(tǒng)建設(shè)階段（[具體時間區(qū)間3]）按照數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案，進(jìn)行系統(tǒng)選型和采購。開展系統(tǒng)定制開發(fā)和部署工作，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接。進(jìn)行系統(tǒng)測試和試運(yùn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改優(yōu)化。4.驗(yàn)收上線階段（[具體時間區(qū)間4]）組織相關(guān)部門和專家對數(shù)字化檔案建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化質(zhì)量、系統(tǒng)功能、存儲系統(tǒng)等。對驗(yàn)收合格的項(xiàng)目進(jìn)行上線運(yùn)行，正式啟用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。開展上線培訓(xùn)，使公司員工熟悉數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作流程和功能應(yīng)用。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表（包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等）。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部會議記錄、紀(jì)要、工作報告等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等。7.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。8.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案，并定期移交公司檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性，不得遺漏重要文件和相關(guān)材料。3.對于電子文件的收集，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，一并收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。4.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)在形成后及時收集，并做好相關(guān)記錄。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的類別、數(shù)量、保管期限等因素，合理劃分檔案保管單位，便于檔案的存儲、檢索和利用。3.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：嚴(yán)格執(zhí)行國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案整理工作的一致性和規(guī)范性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理：按照檔案類別進(jìn)行分類，編制檔案目錄，對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成冊，裝入檔案盒。2.電子檔案整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行命名、編號，同時建立電子文件元數(shù)據(jù)信息庫，記錄文件的相關(guān)背景信息。3.聲像檔案整理：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，對照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號、編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息，存儲于專門的存儲介質(zhì)，并建立相應(yīng)的目錄索引。4.實(shí)物檔案整理：對實(shí)物檔案進(jìn)行登記造冊，記錄實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，妥善保管實(shí)物，并建立實(shí)物檔案目錄。四、檔案數(shù)字化存儲（一）存儲設(shè)備選型1.根據(jù)公司檔案存儲量、存儲期限、訪問頻率等因素，選擇合適的存儲設(shè)備，包括磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。存儲設(shè)備應(yīng)具備大容量、高可靠性、高性能、可擴(kuò)展性等特點(diǎn)。2.優(yōu)先選用具有冗余設(shè)計(jì)、熱插拔、數(shù)據(jù)加密等功能的存儲設(shè)備，以提高存儲系統(tǒng)的可靠性和安全性。（二）存儲架構(gòu)設(shè)計(jì)1.采用分布式存儲架構(gòu)或集中式存儲架構(gòu)，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。分布式存儲架構(gòu)可提高數(shù)據(jù)存儲的可靠性和讀寫性能，集中式存儲架構(gòu)便于管理和維護(hù)。2.建立分層存儲體系結(jié)構(gòu)，根據(jù)檔案的重要性、訪問頻率等因素，將檔案數(shù)據(jù)分別存儲于不同級別的存儲設(shè)備上，如將常用檔案存儲于高速磁盤陣列，將不常用檔案存儲于磁帶庫或光盤庫。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份或差異備份相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的完整性。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同物理位置的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)測試機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。（四）存儲安全管理1.對存儲設(shè)備進(jìn)行物理安全防護(hù)，設(shè)置專門的存儲機(jī)房，配備門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等，確保存儲設(shè)備的安全。2.建立存儲設(shè)備用戶權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對存儲設(shè)備的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)。3.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障和安全隱患，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。五、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能要求1.檔案收集管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案收集任務(wù)的下達(dá)、跟蹤、統(tǒng)計(jì)，支持各部門在線提交檔案，對收集的檔案進(jìn)行初步審核和登記。2.檔案整理管理功能：提供檔案分類、編號、編目、裝訂等整理操作界面，支持批量整理和自動編號，生成規(guī)范的檔案目錄。3.檔案存儲管理功能：記錄檔案存儲位置、存儲設(shè)備信息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲分配、遷移和存儲狀態(tài)監(jiān)控。4.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名（文號）、日期、分類號等進(jìn)行檢索，支持模糊檢索和組合檢索，快速定位所需檔案。5.檔案借閱利用功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程管理，支持在線查看、下載、打印檔案，記錄借閱利用情況。6.檔案統(tǒng)計(jì)功能：對檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問日志記錄等安全措施，確保檔案信息的安全。8.系統(tǒng)維護(hù)功能：包括數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)字典維護(hù)、系統(tǒng)升級等功能，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（二）系統(tǒng)用戶管理1.用戶分類：系統(tǒng)用戶分為管理員、檔案管理人員、借閱人員等不同角色。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)用戶角色和工作職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限。管理員具有最高權(quán)限，可進(jìn)行系統(tǒng)配置、用戶管理、數(shù)據(jù)維護(hù)等操作；檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲、檢索等管理工作；借閱人員只能進(jìn)行檔案借閱申請和利用操作。3.用戶認(rèn)證與登錄：采用用戶名和密碼相結(jié)合的方式進(jìn)行用戶認(rèn)證，用戶登錄系統(tǒng)時需輸入正確的用戶名和密碼。同時，可根據(jù)公司安全要求，增加身份認(rèn)證方式，如數(shù)字證書、指紋識別等。（三）系統(tǒng)操作流程1.檔案收集流程：檔案管理部門制定檔案收集計(jì)劃，下達(dá)給各部門。各部門收集檔案后，通過系統(tǒng)提交檔案信息，檔案管理部門進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行登記并分配存儲位置。2.檔案整理流程：檔案管理人員根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行整理，包括編號、編目、裝訂等操作，生成檔案目錄并錄入系統(tǒng)。3.檔案檢索流程：用戶根據(jù)自身需求，在系統(tǒng)中輸入檢索條件，系統(tǒng)進(jìn)行檢索并返回檢索結(jié)果，用戶可查看檔案詳細(xì)信息。4.檔案借閱流程：借閱人員提交借閱申請，填寫借閱檔案信息和借閱期限等。檔案管理人員進(jìn)行審批，審批通過后，借閱人員可在線查看、下載或打印檔案。借閱期滿后，借閱人員歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行登記確認(rèn)。（四）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.系統(tǒng)維護(hù)：定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括數(shù)據(jù)庫備份、系統(tǒng)性能優(yōu)化、數(shù)據(jù)完整性檢查等，及時處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。2.系統(tǒng)升級：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，及時對系統(tǒng)進(jìn)行功能升級和版本更新，確保系統(tǒng)能夠滿足不斷變化的檔案管理要求。系統(tǒng)升級前應(yīng)進(jìn)行充分的測試和評估，制定詳細(xì)的升級方案，確保升級過程的順利進(jìn)行和數(shù)據(jù)安全。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求為出發(fā)點(diǎn)，積極主動地提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.借閱服務(wù)：公司內(nèi)部人員因工作需要可申請借閱檔案，按照借閱流程辦理借閱手續(xù)。借閱期限根據(jù)檔案的重要性和利用需求確定，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。2.查閱服務(wù)：對于不宜借閱的檔案，可提供查閱服務(wù)。查閱人員在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案安全。查閱過程中不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞等操作。3.復(fù)制服務(wù)：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱、復(fù)制檔案的申請，由檔案管理部門根據(jù)檔案利用規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過后方可提供相應(yīng)服務(wù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門、利用檔案名稱、數(shù)量、利用方式、利用時間、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括檔案利用頻率、利用部門分布、利用類型等，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報表，為公司檔案管理決策提供參考依據(jù)。七、檔案安全與保密（一）安全管理措施1.物理安全：對檔案存儲場所采取安全防護(hù)措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置等，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入。2.網(wǎng)絡(luò)安全：建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.數(shù)據(jù)安全：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.設(shè)備安全：對檔案存儲設(shè)備、服務(wù)器、終端設(shè)備等進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障和安全隱患。（二）保密制度1.保密范圍：明確公司數(shù)字化檔案中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等保密信息范圍。2.保密措施：對保密檔案進(jìn)行標(biāo)識和分類管理，嚴(yán)格限制接觸保密檔案的人員范圍。與接觸保密檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.保密監(jiān)督：定期對公司檔案保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）人員安全管理1.對檔案管理工作人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，提高其安全意識和保密技能。2.與檔案管理工作人員簽訂安全保密責(zé)任書，明確其在檔案管理工作中的安全保密職責(zé)。3.對涉及檔案管理工作的外包人員，在簽訂服務(wù)合同的同時，明確其安全保密責(zé)任和義務(wù)，并進(jìn)行必要的安全保密培訓(xùn)和監(jiān)督。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原