PAGE造價(jià)檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)檔案室的管理，確保造價(jià)文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮造價(jià)檔案在公司經(jīng)營管理、工程造價(jià)控制等方面的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部涉及造價(jià)相關(guān)文件資料的歸檔、保管、查閱、借閱等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則造價(jià)檔案室對(duì)公司所有造價(jià)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則歸檔的造價(jià)文件資料必須真實(shí)反映項(xiàng)目造價(jià)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.及時(shí)性原則各部門和項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)將造價(jià)文件資料移交檔案室，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的造價(jià)檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善造價(jià)檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司造價(jià)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀造價(jià)檔案。3.建立造價(jià)檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.對(duì)各部門和項(xiàng)目組的造價(jià)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)造價(jià)檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門造價(jià)文件資料的收集、整理和立卷，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門造價(jià)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好造價(jià)文件資料的形成、積累和保管工作。4.配合檔案室做好造價(jià)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項(xiàng)目組職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組人員做好造價(jià)文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確。2.在項(xiàng)目竣工后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將項(xiàng)目造價(jià)檔案移交檔案室。3.對(duì)項(xiàng)目造價(jià)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，接受檔案室的監(jiān)督和檢查。三、檔案歸檔范圍（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及相關(guān)批復(fù)文件。2.項(xiàng)目投資估算、概算文件及審核意見。3.項(xiàng)目招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書。（二）造價(jià)咨詢文件1.造價(jià)咨詢合同。2.工程造價(jià)咨詢報(bào)告、審核報(bào)告、結(jié)算審核報(bào)告等。3.造價(jià)咨詢過程中形成的工作底稿、計(jì)算書等。（三）工程合同文件1.工程承包合同、分包合同。2.合同價(jià)款調(diào)整補(bǔ)充協(xié)議。3.工程預(yù)付款、進(jìn)度款支付憑證。（四）工程變更文件1.工程變更申請(qǐng)、審批文件。2.變更項(xiàng)目的造價(jià)預(yù)算及審核意見。3.因變更引起的費(fèi)用調(diào)整相關(guān)資料。（五）工程計(jì)量與計(jì)價(jià)文件1.工程計(jì)量記錄、計(jì)價(jià)清單。2.工程量計(jì)算書、計(jì)價(jià)依據(jù)及調(diào)整文件。3.工程結(jié)算書及審核報(bào)告。（六）工程竣工文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.工程竣工結(jié)算匯總表及明細(xì)。3.工程竣工圖紙及相關(guān)資料。（七）其他與造價(jià)相關(guān)文件1.工程造價(jià)糾紛處理文件。2.與造價(jià)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知等。3.國家和地方有關(guān)工程造價(jià)的法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)文件。四、檔案整理與立卷（一）整理要求1.造價(jià)文件資料應(yīng)按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.對(duì)破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（二）立卷方法1.按照項(xiàng)目進(jìn)行立卷，一個(gè)項(xiàng)目的造價(jià)文件資料組成一卷或數(shù)卷。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，依次為項(xiàng)目前期文件、造價(jià)咨詢文件、工程合同文件、工程變更文件、工程計(jì)量與計(jì)價(jià)文件、工程竣工文件等。3.每卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)等。（三）裝訂要求1.卷內(nèi)文件應(yīng)采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的空白頁，對(duì)大于A4紙的文件應(yīng)折疊成A4紙大小。五、檔案保管（一）保管期限1.造價(jià)檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程承包合同、工程竣工結(jié)算匯總表等重要文件。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括工程造價(jià)咨詢報(bào)告、工程變更文件、工程計(jì)量與計(jì)價(jià)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的造價(jià)文件資料，如工程預(yù)付款支付憑證、工程計(jì)量記錄等。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)造價(jià)檔案的數(shù)字化工作，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。2.對(duì)重要的造價(jià)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和利用。3.加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的安全和完整，定期進(jìn)行備份。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱造價(jià)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.因工作需要借閱造價(jià)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的造價(jià)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱和借閱。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)造價(jià)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批