PAGE學(xué)生文件檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生文件檔案的管理，確保學(xué)生文件檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校學(xué)生文件檔案的管理，包括學(xué)生入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案、畢業(yè)檔案等各類與學(xué)生相關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)生文件檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和成長(zhǎng)情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)學(xué)生文件檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善學(xué)生文件檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)學(xué)生文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)學(xué)生文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)學(xué)生文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，防止檔案信息泄露。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案安全。7.為學(xué)校各部門和師生提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。8.配合上級(jí)主管部門和有關(guān)單位做好檔案的檢查、評(píng)估和移交工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生入學(xué)時(shí)提交的各類材料，如錄取通知書、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、學(xué)籍檔案等。2.學(xué)生在校期間形成的各類文件資料，包括成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。3.學(xué)生畢業(yè)時(shí)提交的畢業(yè)登記表、學(xué)位申請(qǐng)表、就業(yè)協(xié)議書等相關(guān)材料。4.其他與學(xué)生相關(guān)的重要文件資料。（二）收集要求1.各部門和教師應(yīng)及時(shí)將學(xué)生的相關(guān)文件資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回相關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序或類別進(jìn)行分類，如入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)等整理工作，確保檔案整齊規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間一般為每學(xué)期末或?qū)W年末。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)。3.建立檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、編號(hào)、數(shù)量等信息，便于查詢和核對(duì)。（二）保管期限1.學(xué)生入學(xué)檔案、學(xué)籍檔案等永久性保存。2.成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等保存期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。3.畢業(yè)檔案等保存期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜上，避免檔案直接接觸地面和墻壁。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房環(huán)境符合要求。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校各部門因工作需要查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)等需要查閱本人檔案。3.其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因合法事由查閱學(xué)生檔案。（二）利用手續(xù)1.學(xué)校各部門查閱學(xué)生檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.學(xué)生本人查閱本人檔案，需持有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可查閱。3.其他單位或個(gè)人查閱學(xué)生檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門審批。4.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并提供必要的協(xié)助。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，與原件具有同等效力。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的學(xué)生文件檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交檔案鑒定小組審核。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合銷毀條件的檔案予以批準(zhǔn)，并簽署審核意見。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的審核意見，對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)。2.選擇安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具有良好的職業(yè)道德。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練使用檔案管理軟件。（二）檔案管理人員的職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度，做好學(xué)生文件檔案的管理工作。2.負(fù)責(zé)學(xué)生文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。3.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)意見和建議，不斷完善檔案管理工作。4.加