PAGE醫(yī)保財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)保財務(wù)檔案管理，確保醫(yī)保財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司醫(yī)保財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過程管理。（三）管理原則醫(yī)保財務(wù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、便捷高效的原則。二、醫(yī)保財務(wù)檔案的定義與分類（一）定義醫(yī)保財務(wù)檔案是指公司在醫(yī)保業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算資料，以及與醫(yī)保財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。（二）分類1.會計憑證類：包括醫(yī)保繳費憑證、報銷憑證、收款憑證、付款憑證等。2.會計賬簿類：醫(yī)保財務(wù)總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報告類：醫(yī)保財務(wù)年度報表、中期報表、月度報表等。4.其他醫(yī)保財務(wù)資料類：醫(yī)保預(yù)算文件、醫(yī)?；鹗罩Х治鰣蟾?、醫(yī)保財務(wù)審計報告、醫(yī)保財務(wù)制度文件、醫(yī)保業(yè)務(wù)合同協(xié)議、醫(yī)保費用結(jié)算清單、醫(yī)保報銷審批表等。三、醫(yī)保財務(wù)檔案管理職責(zé)（一）財務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)醫(yī)保財務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。2.按照規(guī)定的歸檔要求，定期將醫(yī)保財務(wù)檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好醫(yī)保財務(wù)檔案的查閱、借閱等工作。4.對醫(yī)保財務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財務(wù)部移交的醫(yī)保財務(wù)檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一保管。2.建立醫(yī)保財務(wù)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.提供醫(yī)保財務(wù)檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.定期對醫(yī)保財務(wù)檔案進(jìn)行檢查、盤點，確保檔案安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對醫(yī)保財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)及時將與醫(yī)保財務(wù)相關(guān)的文件、資料等移交至財務(wù)部，確保醫(yī)保財務(wù)檔案的完整性。2.在涉及醫(yī)保財務(wù)事項時，應(yīng)積極配合財務(wù)部和檔案管理部門做好檔案管理工作。四、醫(yī)保財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部應(yīng)按照醫(yī)保財務(wù)業(yè)務(wù)流程，及時收集各類醫(yī)保財務(wù)檔案資料。2.醫(yī)保財務(wù)檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、偽造或篡改。3.對于電子醫(yī)保財務(wù)檔案，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理要求1.醫(yī)保財務(wù)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。2.會計憑證應(yīng)按照編號順序整理，附件齊全，并在憑證封面上注明年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息。3.會計賬簿應(yīng)按照賬頁順序整理，加具封面和封底，并在封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息。4.財務(wù)報告應(yīng)按照報告種類和時間順序整理，裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份等信息。5.其他醫(yī)保財務(wù)資料應(yīng)按照類別和時間順序整理，編制目錄，以便查閱。五、醫(yī)保財務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.財務(wù)部應(yīng)定期將整理好的醫(yī)保財務(wù)檔案移交至檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案類別和保管期限，對醫(yī)保財務(wù)檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引。（二）保管要求1.醫(yī)保財務(wù)檔案應(yīng)存放在安全、防潮、防火、防蟲、防盜的專用檔案庫房內(nèi)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.醫(yī)保財務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類保管，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。4.對于電子醫(yī)保財務(wù)檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.檔案管理部門應(yīng)建立醫(yī)保財務(wù)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。六、醫(yī)保財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員查閱醫(yī)保財務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.查閱醫(yī)保財務(wù)檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱要求1.公司外部單位或個人因工作需要借閱醫(yī)保財務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱醫(yī)保財務(wù)檔案時，檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的醫(yī)保財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或擅自銷毀檔案資料。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、醫(yī)保財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對醫(yī)保財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.醫(yī)保財務(wù)檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同財務(wù)部等相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對醫(yī)保財務(wù)檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。（二）銷毀要求1.對于已過保管期限且無保存價值的醫(yī)保財務(wù)檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.醫(yī)保財務(wù)檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、年度、月份、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可實施銷毀。3.醫(yī)保財務(wù)檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀過程的真實性和完整性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、年度、月份、保管期限（起止日期）、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交財務(wù)部歸檔。5.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的醫(yī)保財務(wù)檔案出售或贈送他人。八、醫(yī)保財務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)保財務(wù)檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.財務(wù)部應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將醫(yī)保財務(wù)檔案資料進(jìn)行電子化處理，并上傳至醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同用戶只能根據(jù)其權(quán)限查閱、借閱相應(yīng)的醫(yī)保財務(wù)檔案資料。4.應(yīng)建立醫(yī)保財務(wù)檔案電子備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。5.加強醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對醫(yī)保財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保醫(yī)保財務(wù)檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.醫(yī)保財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合本制度要求。2.醫(yī)保財務(wù)檔案的查閱、借閱等手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)操作行為。3.醫(yī)保財務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，是否存在擅自銷毀檔案等情況。4.醫(yī)保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況是否正常，數(shù)據(jù)是否安全可靠。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。