PAGE寄存檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)寄存檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織寄存于[寄存檔案庫(kù)房具體名稱]的各類檔案的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，防止檔案信息泄露。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率和質(zhì)量。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案入庫(kù)管理（一）檔案交接1.寄存檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間等信息，并與接收方進(jìn)行核對(duì)。2.接收方應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺頁(yè)、模糊不清等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。3.雙方核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并各執(zhí)一份存檔。（二）檔案整理1.接收后的檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，并打印成冊(cè)。（三）檔案上架1.根據(jù)檔案的分類和編號(hào)，將檔案上架存放。檔案應(yīng)存放在專門的檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和防潮。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，并按照一定的順序排列，如按年度、保管期限等順序排列。3.在檔案架上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)等信息，以便快速查找。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）庫(kù)房環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對(duì)檔案的損害。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]之間。溫度和濕度應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免波動(dòng)過(guò)大。3.庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，保證空氣流通，防止有害氣體積聚對(duì)檔案造成損害。4.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒或檔案袋進(jìn)行存放，檔案盒或檔案袋應(yīng)標(biāo)明檔案的編號(hào)、名稱、日期等信息。2.檔案應(yīng)直立存放，避免平放擠壓，防止檔案變形。3.對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專門的檔案夾、密封包裝等。（三）檔案存儲(chǔ)期限1.檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.在檔案存儲(chǔ)期限屆滿前，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。四、檔案查閱管理（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱寄存檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱寄存檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及國(guó)家機(jī)密或公司/組織商業(yè)秘密的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱登記1.查閱人員應(yīng)在檔案庫(kù)房管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案。2.檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)對(duì)查閱人員的查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密或公司/組織商業(yè)秘密的檔案，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像等。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案庫(kù)房，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，并辦理借閱手續(xù)。五、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱寄存檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位借閱寄存檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及國(guó)家機(jī)密或公司/組織商業(yè)秘密的檔案，借閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱登記1.借閱人員應(yīng)在檔案庫(kù)房管理人員的陪同下辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)對(duì)借閱人員的借閱情況進(jìn)行登記，包括借閱時(shí)間、借閱人員姓名、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，并承諾遵守相關(guān)規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。（三）借閱期限1.檔案的借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和使用需求確定，一般不超過(guò)[具體期限]。2.如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案庫(kù)房管理人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)審批同意。（四）歸還檔案1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺頁(yè)、丟失等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并簽字確認(rèn)。六、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密或公司/組織商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密教育1.定期對(duì)檔案管理人員和查閱人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)，使其熟悉保密規(guī)定和操作規(guī)程。2.保密教育應(yīng)包括法律法規(guī)、保密制度、保密技術(shù)等方面的內(nèi)容，確保人員掌握必要的保密知識(shí)和技能。（三）保密監(jiān)督1.加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保保密制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。七、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任人員，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。（二）安全檢查1.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、檔案存儲(chǔ)情況等。2.安全檢查應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案安全。（三）災(zāi)害應(yīng)急1.如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案。2.在災(zāi)害發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。八、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等，必要時(shí)可邀請(qǐng)專家參與。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面的因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.組織相關(guān)人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，征求相關(guān)部門和人員的意見。如無(wú)異議，將鑒定結(jié)果報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同負(fù)責(zé)實(shí)施。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀人員、銷毀方式等信息。3.銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善寄存檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、安全等管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案鑒定與銷毀工作的組織和實(shí)施。4.負(fù)責(zé)與相關(guān)部門和單位的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、存放等。負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱的登記和管理工作，確保檔案的安全和有效利用。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的環(huán)境維護(hù)和設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)工作。協(xié)助檔案鑒定與銷毀工作的實(shí)施。