PAGE會計制度中檔案管理一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計憑證：是記錄經濟業(yè)務發(fā)生或者完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。3.會計賬簿：是以會計憑證為依據，對全部經濟業(yè)務進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、分類地記錄和核算的簿籍，包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。4.財務會計報告：是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務狀況和某一會計期間的經營成果、現金流量等會計信息的文件，包括會計報表（資產負債表、利潤表、現金流量表等）、會計報表附注和財務情況說明書。二、會計檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司會計檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門會計檔案管理工作，確保會計檔案管理工作符合本制度要求。3.負責集中統(tǒng)一管理公司會計檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.定期對會計檔案進行清查、盤點，確保會計檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關部門提供會計檔案查閱、復制等服務。（二）會計部門職責1.負責本部門會計檔案的收集、整理、裝訂等前期工作，并在規(guī)定時間內移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好會計檔案的清查、盤點、鑒定等工作。3.根據工作需要，按照規(guī)定向檔案管理部門查閱、復制會計檔案。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門涉及會計檔案的收集、整理等工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.在工作中形成的會計檔案，應按照本制度要求進行妥善保管，不得擅自銷毀、涂改、丟失等。三、會計檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證，以及相關的附件、審批文件等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。4.其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）收集要求1.會計部門應按照會計核算的流程和要求，及時收集各類會計資料，確保會計資料的真實性、完整性和準確性。2.對于原始憑證，應審核其真實性、合法性、完整性和有效性，確保其符合國家法律法規(guī)和公司財務制度的要求。3.記賬憑證應按照規(guī)定的格式和內容填制，摘要應清晰明了，會計科目使用正確，金額計算準確，附件齊全。（三）整理方法1.會計憑證的整理：將原始憑證按照經濟業(yè)務發(fā)生的時間順序排列，同類原始憑證應集中在一起。對原始憑證進行粘貼、折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及所附原始憑證整理整齊，每本憑證應加具封面、封底。在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員等信息。2.會計賬簿的整理：總賬、明細賬應按照科目順序排列，每本賬簿應加具封面、封底。在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數等信息。對于活頁式賬簿，應去除空白頁，按照順序編號，并加裝賬簿夾。3.財務會計報告的整理：月度、季度財務會計報告應按照報告期間順序排列，年度財務會計報告應單獨裝訂成冊。在封面上注明單位名稱、年度、報告期間、報告種類等信息。財務會計報告應包括封面、目錄、會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等內容。4.其他會計資料的整理：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單應按照時間順序整理，注明銀行名稱、賬戶名稱、期間等信息。納稅申報表應按照稅種、申報期間順序整理，注明稅種名稱、申報日期等信息。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應按照規(guī)定格式填寫，注明檔案名稱、數量、移交時間、保管期限、銷毀時間等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告類：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管方式1.紙質會計檔案：應采用專柜存放，按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找。2.電子會計檔案：應存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，并定期進行備份。備份應采用異地存放的方式，以防止數據丟失。同時，應建立電子會計檔案的存儲管理制度，確保電子會計檔案的安全和完整。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。2.應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設施，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，并經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱會計檔案應嚴格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案帶出檔案保管場所，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封等。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱會計檔案，查閱時應保持安靜，不得影響其他人員工作。2.如需復制會計檔案，應填寫《會計檔案復制申請表》，經檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門公章，并注明用途。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.會計檔案的利用應僅限于與公司經營管理活動相關的事項，不得用于其他非法目的。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務機密等重要信息的會計檔案，應嚴格限制查閱和復制范圍，確保公司信息安全。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，確定是否可以銷毀。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同會計部門、審計部門等相關人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據會計檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對會計檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對于經過鑒定可以銷毀的會計檔案，應編制《會計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》應經公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門、會計部門等相關人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀前認真核對會計檔案與銷毀清冊的內容是否一致，銷毀后應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告公司分管領導。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中