PAGE辦公廳電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)辦公廳電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本辦公廳實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于辦公廳各部門在工作中形成的電子檔案的管理，包括但不限于各類文件、報告、會議記錄、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等電子文件的歸檔、存儲、利用和處置。（三）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容與原始文件一致，真實反映業(yè)務(wù)活動和歷史事實。2.完整性原則：保證電子檔案的所有組成部分齊全、完整，不遺漏重要信息。3.可用性原則：便于電子檔案的檢索、查詢和利用，滿足工作需要。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。（四）管理職責(zé)1.辦公廳檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)各部門電子檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)電子檔案的存儲、保管和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。提供電子檔案的查詢、借閱等利用服務(wù)。定期對電子檔案進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。2.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理和初步審核，確保文件的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理部門的要求，及時將符合歸檔條件的電子文件移交歸檔。配合檔案管理部門做好電子檔案的利用工作，提供必要的協(xié)助。二、電子文件的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)將在履行職能過程中形成的具有保存價值的電子文件收集齊全，包括但不限于以下幾類：1.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本辦公廳工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本辦公廳制發(fā)的各類文件、報告、決議、決定、規(guī)劃、計劃等。3.會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、經(jīng)濟(jì)合同等。5.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。6.重要的電子郵件、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保文件收集的及時性和完整性。2.電子文件應(yīng)按照其形成的時間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行分類整理，確保文件之間的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性。3.對于電子文件的元數(shù)據(jù)（如文件題名、日期、作者、格式等）應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確填寫和維護(hù)，以便于檔案的管理和利用。（三）整理方法1.分類：根據(jù)電子文件的來源、內(nèi)容、形式等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類?？砂凑漳甓取C(jī)構(gòu)、問題等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于查找。2.編號：為每份電子文件賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于文件的標(biāo)識和管理。3.著錄：對電子文件的題名、日期、作者、格式、來源等信息進(jìn)行詳細(xì)著錄，形成電子文件目錄，以便于檢索和查詢。三、電子檔案的歸檔（一）歸檔條件電子文件在滿足以下條件后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔：1.電子文件的內(nèi)容已辦理完畢，具有保存價值。2.電子文件的格式符合長期保存要求，如采用通用的文檔格式（如PDF、DOCX等）。3.電子文件的元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確，與電子文件內(nèi)容一致。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的電子文件按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，填寫電子檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的電子文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和元數(shù)據(jù)的規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過的電子文件，檔案管理部門按照歸檔要求進(jìn)行存儲，并在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記和著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔存儲1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，如溫度、濕度適宜，防火、防潮、防蟲等。3.電子檔案的存儲應(yīng)采用分層存儲的方式，將常用檔案存儲在在線存儲設(shè)備上，將不常用檔案存儲在近線存儲設(shè)備上，將歷史檔案存儲在離線存儲設(shè)備上，以提高存儲效率和降低存儲成本。四、電子檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：電子檔案的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本辦公廳的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.權(quán)限管理原則：根據(jù)利用者的身份和權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用，確保檔案信息的安全。3.方便快捷原則：提供便捷的利用方式和渠道，滿足利用者的工作需要，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查詢：利用者可通過電子檔案管理系統(tǒng)，按照關(guān)鍵詞、題名、日期等條件進(jìn)行檔案查詢，獲取所需檔案信息。2.借閱：因工作需要借閱電子檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在借閱申請表上記錄借閱情況，并對借閱的電子檔案進(jìn)行登記。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供電子檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制的電子檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用權(quán)限1.普通利用權(quán)限：辦公廳內(nèi)部工作人員可查詢、借閱與其工作相關(guān)的電子檔案，查閱范圍由其所在部門負(fù)責(zé)人確定。2.特殊利用權(quán)限：涉及重要機(jī)密、敏感信息的電子檔案，需經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱、借閱或復(fù)制。利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。利用記錄應(yīng)長期保存，以便于統(tǒng)計分析和審計檢查。五、電子檔案的安全管理（一）安全策略1.制定電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施，確保電子檔案的安全。2.建立電子檔案安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。2.對涉及電子檔案管理的工作人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案管理人員對電子檔案的訪問權(quán)限，實行最小化授權(quán)原則，防止內(nèi)部人員違規(guī)操作。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時，能夠及時進(jìn)行恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的正常運行。（四）系統(tǒng)安全管理1.對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。2.安裝防病毒軟件和防火墻，對系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控和防護(hù)，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.建立系統(tǒng)訪問控制機(jī)制，對系統(tǒng)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止非法用戶訪問系統(tǒng)。六、電子檔案的鑒定與處置（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本辦公廳的實際情況，對電子檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案、組織鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案價值鑒定：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保存意義等因素，判斷其是否具有保存價值。2.保管期限鑒定：對具有保存價值的電子檔案，確定其保管期限，分為永久、長期和短期。3.密級鑒定：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，確定其密級，分為絕密、機(jī)密、秘密和非密。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查電子檔案的內(nèi)容，判斷其價值和保管期限。2.綜合評估法：綜合考慮電子檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，對其進(jìn)行全面評估。（五）處置程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出電子檔案的處置意見，填寫電子檔案處置審批表，報辦公廳領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意處置的電子檔案，按照以下方式進(jìn)行處置：具有保存價