PAGE檔案館檔案利用工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保存的各類檔案的利用工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過(guò)程中，要嚴(yán)格履行保密義務(wù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的安全和利益。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用工作流程和管理制度，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，查閱本部門形成的檔案。2.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門形成的檔案。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及工作人員因工作需要，查閱涉及公司/組織整體工作的檔案。4.外單位因工作需要，查閱與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)檔案，但需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要，查閱相關(guān)檔案，但需按照法律法規(guī)的要求提供相應(yīng)的證明材料和辦理審批手續(xù)。（二）利用條件1.利用者必須是公司/組織內(nèi)部正式員工或經(jīng)公司/組織授權(quán)的外部人員。2.利用者需明確檔案利用的目的和范圍，并填寫檔案利用申請(qǐng)表。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。三、檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需由利用者所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）審批1.檔案管理人員收到利用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，核實(shí)利用者身份和利用目的的合理性。2.對(duì)于一般性檔案利用申請(qǐng)，由檔案部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的利用申請(qǐng)，需提交公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)利用的檔案范圍和期限。（三）查閱1.利用者憑檔案利用申請(qǐng)表和有效身份證件到檔案館查閱檔案。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.利用者只能在規(guī)定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復(fù)印、拍照等，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）歸還1.利用者查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。四、檔案利用的方式與限制（一）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)于部分檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后可辦理借閱手續(xù)，借閱期限根據(jù)檔案的重要程度和利用需求確定。3.復(fù)?。豪谜呷缧鑿?fù)印檔案，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。4.拍照：對(duì)于不涉及保密內(nèi)容的檔案，利用者如需拍照，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（二）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。2.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)。3.利用者在檔案利用過(guò)程中，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如有違反，將依法追究其責(zé)任。五、檔案利用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案，不收取費(fèi)用。（二）外部利用1.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，需按照規(guī)定收取查閱費(fèi)、借閱費(fèi)、復(fù)印費(fèi)等費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的類型、利用方式、利用期限等因素確定，并報(bào)公司/組織相關(guān)部門備案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，如符合法律法規(guī)規(guī)定的條件，可免費(fèi)查閱，但需按照規(guī)定提供相應(yīng)的證明材料和辦理審批手續(xù)。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案利用工作監(jiān)督機(jī)制，檔案部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受公司/組織內(nèi)部員工和社會(huì)公眾對(duì)檔案利用工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案利用申請(qǐng)表的填寫是否規(guī)范、完整。2.審批手續(xù)是否齊全、合規(guī)。3.利用者是否按照規(guī)定的范圍、方式和期限利用檔案。4.檔案管理人員是否履行監(jiān)督職責(zé)，確保檔案利用工作的安全與規(guī)范。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案部門應(yīng)及時(shí)向利用者和相關(guān)部門反饋，并要求限期整改。2.對(duì)于違反檔案利用工作制度的行為，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究其法律責(zé)任。七、檔案利用的信息化建設(shè)（一）數(shù)字化檔案資源建設(shè)1.加大對(duì)檔案數(shù)字化工作的投入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的檢索效率和利用便捷性。（二）檔案利用系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)檔案利用信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用申請(qǐng)、審批、查閱、歸還等流程的信息化管理。2.利用系統(tǒng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）遠(yuǎn)程利用服務(wù)1.在確保檔案信息安全的前提下，逐步開展遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)，方便利用者隨時(shí)隨地查閱檔案。2.加強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程利用服務(wù)的技術(shù)保障和安全管理，確保服務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行和信息安全。八、檔案利用工作的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案利用工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。2.對(duì)公司/組織內(nèi)部員工開展檔案利用知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)和利用能力。（二）宣傳1.通過(guò)公司/組織內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案利用工作的制度、流程和服務(wù)內(nèi)容。2.開展檔案利用成果展示活動(dòng)，向公司/組織內(nèi)部