PAGE土地征收檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強土地征收檔案管理，確保土地征收工作中形成的各類檔案真實、完整、有效，便于查閱和利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在土地征收工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地征收檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映土地征收工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學原則按照土地征收工作的流程和檔案的形成特點，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負責制定土地征收檔案管理工作的具體細則和操作規(guī)程。3.對土地征收工作中形成的各類檔案進行集中統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.對本公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門在土地征收工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成和保管。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作。3.做好檔案的保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務，做好檔案查閱、借閱等登記工作。5.參與檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.土地征收項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.土地征收相關協(xié)議，如征收補償協(xié)議、安置協(xié)議等。3.土地權屬證明文件，包括土地所有權證、土地使用權證等。4.土地現(xiàn)狀調(diào)查資料，如地籍調(diào)查表、土地利用現(xiàn)狀圖、房屋及附屬物登記表等。5.征收補償費用發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金支付憑證等。6.土地征收過程中的會議記錄、紀要、請示、報告等文件。7.與土地征收相關的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.其他與土地征收工作有關的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在土地征收工作完成后及時將形成的檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案應原件齊全，如有特殊情況需提供復印件的，應注明原件存放處，并加蓋原件保存單位公章。3.聲像資料應同時收集文字說明，包括拍攝時間、地點、內(nèi)容等。（三）收集時間1.項目前期文件在項目立項、審批等工作完成后及時收集。2.土地征收過程中形成的各類文件，應在工作完成后一周內(nèi)收集。3.征收補償費用發(fā)放憑證應在款項發(fā)放后及時收集。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按土地征收項目分類以每個土地征收項目為單位，將該項目形成的檔案分為項目前期、征收實施、補償安置、后期管理等類別。2.項目前期類檔案再細分為立項批復、可行性研究、規(guī)劃選址、環(huán)境評價等小類。3.征收實施類檔案包括征收公告、征收決定、土地現(xiàn)狀調(diào)查、測繪報告等。4.補償安置類檔案有補償協(xié)議、安置方案、補償費用計算清單、發(fā)放憑證等。5.后期管理類檔案如土地移交手續(xù)、后續(xù)跟蹤記錄等。（三）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號采用“項目編號類別編號順序號”的形式。1.項目編號以土地征收項目名稱的簡稱或代碼表示。2.類別編號按照上述分類方法，用兩位數(shù)字表示各類別，如“01”表示項目前期，“02”表示征收實施等。3.順序號按每類檔案的排列順序依次編寫，從“001”開始。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂。2.幅面較大的文件應折疊整齊，使其大小與檔案盒規(guī)格相符。3.裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。（五）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.題名應準確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫文件的形成日期。3.檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各業(yè)務部門應在檔案整理完成后一個月內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.業(yè)務部門填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類和編號順序上架存放。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊有序。（二）保管期限根據(jù)土地征收檔案的重要程度和保存價值，確定保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案包括土地征收項目的立項批復、征收決定、補償安置方案等重要文件。2.長期保管的檔案一般為1050年，如土地現(xiàn)狀調(diào)查資料、征收補償協(xié)議等。3.短期保管的檔案為110年，如一般性的會議記錄、請示報告等。（三）定期清查1.檔案管理部門應每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。（四）安全防護1.安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房安全。2.定期對檔案裝具進行檢查和維護，如有損壞及時更換。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的環(huán)境條件。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱土地征收檔案。2.相關部門依法依規(guī)查閱土地征收檔案。3.司法機關因辦案需要查閱土地征收檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機關查閱檔案，應出具相關法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.如需借閱檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱期限。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用登記對檔案的查閱、借閱等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱及編號等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門相關人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和實際保存價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)本公司/組織主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立土地征收檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已歸檔的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描圖像錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.錄入的內(nèi)容應與紙質(zhì)檔案一致，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。（三）系統(tǒng)維護1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（四