PAGE水政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水政檔案管理，確保水政檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水政工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在水政工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于水資源管理、水行政執(zhí)法、水利工程管理等方面的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水政檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應真實反映水政工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.分類科學原則按照水政工作的特點和檔案的形成規(guī)律，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負責制定和完善水政檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。3.集中統(tǒng)一管理水政檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計等工作。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為水政工作提供檔案信息服務。6.對本公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門在水政工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，不斷提高自身素質(zhì)。2.負責檔案的日常管理工作，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。3.做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為水政工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與水政工作有關(guān)的文件、法規(guī)、政策等。2.本公司/組織在水資源管理、水行政執(zhí)法、水利工程管理等方面形成的文件、資料、記錄，包括但不限于：水資源規(guī)劃、論證、評價等文件。水行政執(zhí)法案件的立案、調(diào)查、處理等材料。水利工程建設、運行、維護等方面的文件和記錄。與水政工作相關(guān)的會議紀要、工作報告、統(tǒng)計報表等。3.本公司/組織與其他單位或部門簽訂的有關(guān)水政工作的合同、協(xié)議等。4.反映本公司/組織水政工作歷史和現(xiàn)狀的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應齊全、完整，手續(xù)完備，字跡清晰，圖像、音像資料應清晰可辨。3.對收集到的檔案應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類根據(jù)水政工作的特點和檔案的形成規(guī)律，將水政檔案分為以下幾類：水資源管理類水行政執(zhí)法類水利工程管理類綜合類2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、題名、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂對紙張檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要的檔案應進行備份，備份可采用紙質(zhì)、電子等多種形式，并存放在不同的地點。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）檔案的數(shù)字化管理1.逐步推進水政檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。3.建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用檔案信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值。3.對保存價值較低的檔案，應提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀審批表》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，確保銷毀過程的安全和保密。3.銷毀檔案時，應在銷毀清冊上登記檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱檔案的。3.司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)等因辦案需要查閱檔案的。4.其他經(jīng)本公司/組織批準的單位或個人查閱檔案的。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負責人批準后，方可查閱檔案。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制、拍照、錄像等。4.如需借閱檔案，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等信息，并按時歸還。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為利用者提供檔案信息服務，根據(jù)利用者的需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對利用頻率較高的檔案，可提供復印件或電子文檔，方便利用者使用。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，及時上報本公司/組織相關(guān)部門。（二）移交工作1.本公司/組織各部門應按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案