PAGE財務檔案室管理制度上墻一、總則1.目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關財務檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構的財務檔案管理。3.定義本制度所稱財務檔案，是指公司在財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計資料以及與財務工作相關的其他資料。二、財務檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司財務檔案管理制度，并組織實施。負責財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。定期對財務檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。負責向公司內部各部門提供財務檔案查閱服務，并對查閱情況進行登記。按照國家有關規(guī)定，定期將財務檔案移交檔案管理部門保管。2.財務部門職責負責財務檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。協(xié)助檔案管理部門做好財務檔案的查閱、銷毀等工作。對財務檔案的真實性、完整性負責，確保財務檔案能夠準確反映公司財務狀況和經營成果。3.其他部門職責各部門應指定專人負責本部門財務檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。在財務檔案的形成過程中，各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門的工作，確保財務檔案的質量。三、財務檔案的收集與整理1.收集范圍會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。財務報告：包括月度、季度、年度財務報告，以及財務情況說明書等。其他會計資料：包括銀行對賬單、余額調節(jié)表、發(fā)票存根、納稅申報表等。與財務工作相關的其他資料：如財務預算、財務分析報告、審計報告、評估報告等。2.收集要求財務部門應按照會計核算的要求，及時收集、整理各類財務資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。對于外來的財務資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應在收到后及時進行核對、整理，并按照規(guī)定進行保管。各部門應在財務活動結束后，及時將相關財務資料移交財務部門，由財務部門統(tǒng)一進行整理和歸檔。3.整理方法會計憑證應按照編號順序排列，記賬憑證應附原始憑證，并在原始憑證上加蓋“附件”章。會計賬簿應按照科目順序排列，每本賬簿應編制目錄，并在賬簿首頁加蓋“賬簿啟用章”。財務報告應按照時間順序排列，裝訂成冊，并在報告首頁加蓋“財務報告專用章”。其他會計資料應按照類別、時間順序進行整理，分別裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、時間等信息。四、財務檔案的歸檔與保管1.歸檔要求財務檔案應在年度終了后，由財務部門按照檔案管理部門的要求，及時進行整理、裝訂，并編制檔案目錄。檔案管理部門應在收到財務檔案后，對檔案進行審核，確保檔案的質量符合要求。審核無誤后，應在檔案目錄上簽字確認，并按照規(guī)定進行歸檔。財務檔案應按照年度、類別進行分類歸檔，存放于專門的檔案柜中，并建立檔案索引，便于查找和利用。2.保管期限會計憑證、會計賬簿的保管期限為30年。財務報告的保管期限為10年。其他會計資料的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.保管要求檔案管理部門應配備專門的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保財務檔案的安全保管。財務檔案應存放在干燥、通風、防火、防盜的地方，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。檔案管理部門應定期對財務檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好檢查記錄。對于電子財務檔案，應按照國家有關規(guī)定進行存儲和保管，確保電子檔案的安全和完整。同時，應定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。五、財務檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內部各部門因工作需要查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經本部門負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應在收到《財務檔案查閱申請表》后進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱用途等信息。查閱人員應在指定的地點查閱財務檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。復印或摘錄的檔案內容應加蓋檔案管理部門印章。查閱人員應愛護財務檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱規(guī)定公司外部單位因工作需要借閱財務檔案時，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經公司財務負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應在收到《財務檔案借閱申請表》后進行審核，審核通過后，與借閱單位簽訂《財務檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。借閱協(xié)議應包括借閱期限、借閱范圍、歸還時間、保密責任等內容。借閱單位應按照《財務檔案借閱協(xié)議》的要求，在規(guī)定的時間內歸還財務檔案。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經批準后方可延長。借閱單位應指定專人負責財務檔案借閱期間的保管工作，確保檔案的安全和完整。借閱期間，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，借閱單位應承擔相應的賠償責任。借閱單位應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，不得將財務檔案泄露給無關人員。如需使用財務檔案中的信息，應按照國家有關規(guī)定進行處理。六、財務檔案的銷毀1.銷毀條件財務檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。因保管不善等原因導致財務檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀程序財務檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同進行鑒定，編制《財務檔案銷毀清冊》?！敦攧諜n案銷毀清冊》應包括檔案名稱、檔案編號、檔案內容、保管期限、銷毀原因等信息?！敦攧諜n案銷毀清冊》經公司財務負責人審核，報公司總經理批準后，方可進行銷毀。銷毀財務檔案時，應由檔案管理部門和財務部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀現場簽字確認。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀的檔案是否與《財務檔案銷毀清冊》一致，確保銷毀工作的真