PAGE檔案館檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.公司/組織內(nèi)部各部門形成的文件、資料、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司/組織簽訂的合同、協(xié)議、章程、規(guī)章制度等。5.公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專門檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案館。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時收集，確保檔案的完整性和時效性。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”的分類方法，對文書檔案進(jìn)行整理。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，采用“項(xiàng)目專業(yè)階段”的分類方法，對科技檔案進(jìn)行整理。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，采用分類法，將人事檔案分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免晉升材料、出國（境）材料、勞動合同聘用合同材料、其他材料等十大類。4.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，采用分類法，將財務(wù)檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等四大類。5.在整理檔案時，應(yīng)編制檔案目錄，對每份檔案進(jìn)行編號，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案架等裝具進(jìn)行保管。2.檔案盒應(yīng)按照檔案的分類編號順序排列，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的查閱和管理。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司/組織一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司/組織局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案館應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整無損。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全和完整。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限和利用價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由檔案鑒定小組指定專人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存。五、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案的總卷數(shù)、當(dāng)年新增卷數(shù)、當(dāng)年銷毀卷數(shù)等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱檔案的人次、調(diào)閱檔案的卷數(shù)等。3.檔案的保管期限統(tǒng)計，包括永久、長期、短期檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表1.檔案館應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表、檔案保管期限統(tǒng)計表等。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。4.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）利用方式1.檔案查閱人員可根據(jù)需要復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，但應(yīng)經(jīng)檔案館管理人員同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案館印章。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行