PAGE建立團(tuán)員檔案管理制度方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織團(tuán)員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范團(tuán)員檔案管理，確保團(tuán)員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮團(tuán)員檔案在團(tuán)員管理、教育、培養(yǎng)等方面的作用，特制定本管理制度方案。（二）適用范圍本方案適用于公司/組織內(nèi)所有團(tuán)員的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及共青團(tuán)相關(guān)規(guī)定，確保團(tuán)員檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則如實(shí)記錄團(tuán)員的基本信息、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.規(guī)范有序原則建立科學(xué)合理的檔案管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.安全保密原則采取有效措施保障團(tuán)員檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、團(tuán)員檔案內(nèi)容（一）團(tuán)員基本信息1.入團(tuán)志愿書記錄團(tuán)員入團(tuán)時(shí)的基本情況、入團(tuán)動(dòng)機(jī)、介紹人意見等。2.團(tuán)員登記表包括團(tuán)員姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、入團(tuán)時(shí)間、所在團(tuán)支部等基本信息。3.身份證明材料如身份證復(fù)印件等。（二）團(tuán)內(nèi)活動(dòng)記錄1.團(tuán)支部活動(dòng)記錄詳細(xì)記載團(tuán)員參與團(tuán)支部組織的各項(xiàng)活動(dòng)，如主題團(tuán)日活動(dòng)、志愿服務(wù)活動(dòng)、組織生活會(huì)等的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、表現(xiàn)等情況。2.團(tuán)干部任職經(jīng)歷記錄團(tuán)員擔(dān)任團(tuán)干部的起止時(shí)間、職務(wù)、工作表現(xiàn)等。（三）獎(jiǎng)懲情況1.團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)包括獲得的各級(jí)優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、團(tuán)內(nèi)表彰等獎(jiǎng)勵(lì)的證書復(fù)印件及相關(guān)表彰文件。2.團(tuán)內(nèi)處分記錄團(tuán)員受到的團(tuán)內(nèi)警告、嚴(yán)重警告、撤銷團(tuán)內(nèi)職務(wù)、留團(tuán)察看、開除團(tuán)籍等處分的原因、時(shí)間及相關(guān)決定文件。（四）培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況1.參加團(tuán)內(nèi)培訓(xùn)記錄如團(tuán)課培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等的時(shí)間、內(nèi)容、考核成績(jī)等。2.自學(xué)情況記錄團(tuán)員自主學(xué)習(xí)團(tuán)的理論知識(shí)、專業(yè)技能等方面的情況總結(jié)。（五）其他材料1.團(tuán)員思想?yún)R報(bào)定期提交的反映團(tuán)員思想動(dòng)態(tài)、工作學(xué)習(xí)情況等的書面材料。2.其他與團(tuán)員成長(zhǎng)發(fā)展相關(guān)的重要材料三、檔案管理職責(zé)分工（一）團(tuán)委職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善團(tuán)員檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)各團(tuán)支部做好團(tuán)員檔案的收集、整理、歸檔工作。3.定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行檢查和審核，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的保管和安全保密工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.對(duì)團(tuán)員檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行研究和解決，提出改進(jìn)措施。（二）團(tuán)支部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本支部團(tuán)員檔案的日常收集、整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本支部團(tuán)員檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.定期將整理好的團(tuán)員檔案移交上級(jí)團(tuán)委。4.協(xié)助上級(jí)團(tuán)委做好團(tuán)員檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的具體管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范有序，保證檔案的安全和保密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題。4.做好檔案管理的各項(xiàng)記錄工作，建立檔案管理臺(tái)賬。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.新團(tuán)員入團(tuán)時(shí)，團(tuán)支部應(yīng)及時(shí)將入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表等相關(guān)材料收集齊全，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交上級(jí)團(tuán)委。2.對(duì)于團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)活動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲等過程中產(chǎn)生的各類材料，團(tuán)支部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保材料的完整性。3.團(tuán)員個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合團(tuán)支部，及時(shí)提交個(gè)人思想?yún)R報(bào)、自學(xué)情況記錄等相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到團(tuán)員檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.按照檔案類別順序依次排列檔案材料，同一類材料應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的清晰可讀。5.去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止損壞檔案。6.對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的團(tuán)員檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，將團(tuán)員檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性等。2.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案材料缺失的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，檔案信息錯(cuò)誤的應(yīng)及時(shí)更正。3.建立檔案清查記錄臺(tái)賬，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查結(jié)果及處理情況等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.團(tuán)委委員因工作需要可查閱團(tuán)員檔案。2.團(tuán)支部書記在本支部范圍內(nèi)查閱團(tuán)員檔案。3.其他人員因特殊情況需要查閱團(tuán)員檔案的，須經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要確需借閱團(tuán)員檔案的，須經(jīng)團(tuán)委書記批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人員與檔案管理人員簽訂《團(tuán)員檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。5.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員因升學(xué)、就業(yè)、參軍等原因離開公司/組織的，應(yīng)及時(shí)辦理團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.團(tuán)員因組織關(guān)系調(diào)整，需要將檔案轉(zhuǎn)至新的團(tuán)支部或上級(jí)團(tuán)組織的，應(yīng)按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.團(tuán)支部填寫《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明團(tuán)員姓名、轉(zhuǎn)出原因、轉(zhuǎn)往單位、轉(zhuǎn)遞時(shí)間等信息。2.《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)團(tuán)委書記審核后，加蓋團(tuán)委公章。3.檔案管理人員按照《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將團(tuán)員檔案密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄F(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回。5.團(tuán)支部應(yīng)及時(shí)跟蹤團(tuán)員檔案的轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確到達(dá)接收單位。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露團(tuán)員檔案信息。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，無關(guān)人員不得在場(chǎng)。3.對(duì)涉及團(tuán)員個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意公開。（二）安全保障1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置安全權(quán)限，防止檔案信息被非法獲取或篡改。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案