PAGE員工檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，提高檔案管理效率和信息化水平，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的信息化管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保員工檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證員工檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.安全性原則：采取有效措施，保障員工檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.保密性原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得隨意公開(kāi)或泄露。5.便捷性原則：充分利用信息化技術(shù)，提高檔案管理工作的效率和便捷性，為公司人力資源管理提供有力支持。二、員工檔案信息化管理職責(zé)分工（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善員工檔案信息化管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工檔案信息的收集、整理、錄入、審核和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)員工檔案信息的安全管理，制定保密措施，防止信息泄露。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，提供員工檔案信息的查詢(xún)、借閱和使用服務(wù)。5.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，共同做好員工檔案信息化管理工作。（二）信息技術(shù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)提供員工檔案信息化管理所需的技術(shù)支持和系統(tǒng)維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施員工檔案信息系統(tǒng)的安全策略，保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。3.負(fù)責(zé)對(duì)員工檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.協(xié)助人力資源部門(mén)進(jìn)行員工檔案信息的錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等操作，提供技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。（三）其他部門(mén)1.負(fù)責(zé)及時(shí)向人力資源部門(mén)報(bào)送員工的相關(guān)信息，確保檔案信息的及時(shí)更新。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，申請(qǐng)查詢(xún)、借閱員工檔案信息，并妥善保管和使用。3.配合人力資源部門(mén)做好員工檔案信息化管理的其他相關(guān)工作。三、員工檔案信息化管理流程（一）檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工的個(gè)人資料，包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、勞動(dòng)合同等復(fù)印件，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.人力資源部門(mén)將整理好的員工資料錄入員工檔案信息化管理系統(tǒng)，建立員工檔案，并為每個(gè)員工分配唯一的檔案編號(hào)。3.錄入系統(tǒng)的員工檔案信息應(yīng)包括基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。（二）檔案更新1.員工個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、學(xué)歷、工作崗位等，員工應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的證明材料進(jìn)行審核后，在系統(tǒng)中更新員工檔案信息，并注明更新日期和原因。3.員工工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲情況等發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況反饋給人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)更新。（三）檔案查詢(xún)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)員工檔案信息時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)?cè)?、查?xún)內(nèi)容和查詢(xún)期限，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)對(duì)查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息。3.查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)在規(guī)定的查詢(xún)期限內(nèi)使用檔案信息，并妥善保管，不得泄露或擅自復(fù)制。（四）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱員工檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限和歸還日期，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，將檔案原件交借閱人簽收。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長(zhǎng)借閱期限。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)申請(qǐng)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案保密1.人力資源部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)采取有效措施，確保員工檔案信息的安全保密。對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息，未經(jīng)員工本人同意，不得隨意公開(kāi)或泄露。2.嚴(yán)格限制員工檔案信息的使用范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢(xún)、借閱和使用檔案信息。3.加強(qiáng)對(duì)員工檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)系統(tǒng)。4.定期對(duì)員工檔案信息進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）檔案清理1.人力資源部門(mén)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已離職員工的檔案，在離職手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，期滿(mǎn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于長(zhǎng)期未更新或無(wú)保存價(jià)值的檔案信息，人力資源部門(mén)應(yīng)進(jìn)行清理和刪除，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。3.檔案清理應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃和記錄，注明清理的時(shí)間、內(nèi)容、原因等，以備查閱。四、員工檔案信息化管理系統(tǒng)操作規(guī)范（一）系統(tǒng)登錄1.員工檔案信息化管理系統(tǒng)采用用戶(hù)名和密碼登錄方式，用戶(hù)應(yīng)妥善保管自己的用戶(hù)名和密碼，不得泄露給他人。2.首次登錄系統(tǒng)時(shí)，用戶(hù)應(yīng)按照系統(tǒng)提示修改初始密碼，并設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，定期更換密碼。3.如忘記密碼，用戶(hù)應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)申請(qǐng)重置密碼，不得通過(guò)其他方式獲取密碼。（二）信息錄入1.人力資源部門(mén)工作人員應(yīng)按照檔案管理要求，認(rèn)真、準(zhǔn)確地錄入員工檔案信息，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.錄入系統(tǒng)的信息應(yīng)與原始檔案材料一致，如有不一致的情況，應(yīng)及時(shí)核實(shí)并進(jìn)行修改。3.對(duì)于重要信息，如學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、勞動(dòng)合同等，應(yīng)上傳相關(guān)證明材料的電子文檔，以便查閱和核對(duì)。（三）信息查詢(xún)1.用戶(hù)在查詢(xún)員工檔案信息時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)提示的操作流程進(jìn)行，輸入正確的查詢(xún)條件，如員工姓名、檔案編號(hào)等。2.查詢(xún)結(jié)果應(yīng)按照規(guī)定的格式顯示，用戶(hù)可以根據(jù)需要進(jìn)行打印或?qū)С觥?.如查詢(xún)結(jié)果不完整或存在疑問(wèn)，用戶(hù)應(yīng)及時(shí)與人力資源部門(mén)聯(lián)系，進(jìn)行核實(shí)和處理。（四）信息修改1.員工檔案信息需要修改時(shí)，人力資源部門(mén)工作人員應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作，確保修改的合法性和準(zhǔn)確性。2.修改后的信息應(yīng)及時(shí)更新到系統(tǒng)中，并注明修改日期和原因。3.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息修改，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，防止信息泄露。（五）系統(tǒng)維護(hù)1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障和問(wèn)題，保障系統(tǒng)的正常使用。3.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、員工檔案信息化管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立員工檔案信息化管理監(jiān)督小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)工作人員為成員。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)員工檔案信息化管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的執(zhí)行和落實(shí)。3.接受公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督，對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行舉報(bào)和投訴的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.員工檔案信息化管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、更新、查詢(xún)、借閱、保密、清理等流程是否符合規(guī)定。2.員工檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，是否存在虛假信息、漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)等情況。3.員工檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況，是否存在安全漏洞和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否到位。4.檔案管理人員的工作質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度，是否及時(shí)、準(zhǔn)確地處理員工的檔案查詢(xún)、借閱等申請(qǐng)。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對(duì)員工檔案信息化管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分員工檔案或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)員工檔案信息化管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)