PAGE檢測單位檔案室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強檢測單位檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本檢測單位檔案室的管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室負責對本單位各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映檢測工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集和整理與檢測工作相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為檢測工作和單位發(fā)展提供有效服務。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員崗位設置檔案室設檔案主管一名，負責檔案室的全面管理工作；檔案管理員若干名，具體負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作。（二）檔案主管職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位檔案管理制度。2.負責檔案室的整體規(guī)劃和建設，合理配置檔案管理設施設備。3.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范。5.負責檔案的鑒定、銷毀等工作的審核和審批。6.組織開發(fā)和利用檔案信息資源，為單位各項工作提供支持。（三）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.按照檔案管理制度的要求，及時將各類檔案歸檔入庫，做好檔案的保管工作，確保檔案安全。3.建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進行登記，跟蹤檔案去向。5.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。6.協(xié)助檔案主管開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.檢測業(yè)務檔案：包括檢測合同、委托書、原始記錄、檢測報告、樣品管理記錄等。2.行政管理檔案：如單位文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務檔案等。3.設備管理檔案：設備購置合同、設備驗收報告、設備維護記錄、設備校準證書等。4.資質(zhì)管理檔案：資質(zhì)證書、計量認證文件、實驗室認可文件等。5.其他與檢測工作相關的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、準確地收集齊全。2.檔案收集過程中，應注意保持檔案的原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞檔案。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將檔案分為檢測業(yè)務檔案、行政管理檔案、設備管理檔案、資質(zhì)管理檔案等大類，再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張破損、規(guī)格不一的檔案進行修復和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案整理完畢后，應及時歸檔入庫。歸檔時，檔案管理員應按照檔案分類方案和編號規(guī)則，將檔案準確放入相應的檔案柜中。2.歸檔的檔案應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接清楚。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。定期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。（三）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（四）檔案保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。如因特殊情況需要變更保管期限的，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和審批。2.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案主管組織檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估，提出存毀意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，報單位領導審批后進行銷毀。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍本單位內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案。外單位人員因特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)本單位主管領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案管理員對借閱申請進行審核，經(jīng)檔案主管批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人需在檔案借閱登記簿上簽字，領取檔案，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。（三）借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限的借閱人應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。2.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理員同意，并在指定地點進行復印，復印件應注明用途，與原件核對無誤后加蓋檔案室印章。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。（五）檔案利用1.鼓勵檔案的開發(fā)利用，檔案管理人員應積極為單位各項工作提供檔案信息服務。2.利用檔案編寫資料、匯編文件、舉辦展覽等，應按照規(guī)定的程序進行審批，并確保檔案信息的安全和保密。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）檔案信息錄入1.對已整理歸檔的檔案，應按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時進行信息錄入，確保檔案信息的準確、完整。2.檔案信息錄入應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、內(nèi)容摘要等基本信息，以及檔案的數(shù)字化副本。（三）系統(tǒng)管理與維護1.安排專人負責檔案管理信息系統(tǒng)的日常管理和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好系統(tǒng)安全防護工作，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.根據(jù)檔案管理工作的需要，及時對系統(tǒng)進行功能優(yōu)化和升級，提高系統(tǒng)的實用性和便捷性。（四）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實行雙套制管理。電子檔案的存儲應符合國家有關電子文件管理的規(guī)定，采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲方式。2.建立電子檔案的分類、編號、著錄等管理制度，確保電子檔案的管理規(guī)范有序。3.加強對電子檔案的利用管理，嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法獲取和使用。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理員應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為單位檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.單位內(nèi)部機構(gòu)調(diào)