PAGE銀行檔案室?guī)齑婀芾碇贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案室?guī)齑婀芾?，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各分支機(jī)構(gòu)及總行相關(guān)部門檔案室?guī)齑鏅n案的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案庫(kù)存安全，防止檔案資料的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行規(guī)范化管理。3.有效利用原則：便于檔案資料的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案庫(kù)存管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)等日常管理工作。2.建立檔案庫(kù)存臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管等情況。3.定期對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實(shí)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、分類、編目等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，保證檔案的正常流轉(zhuǎn)。4.協(xié)助開展檔案庫(kù)存盤點(diǎn)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理，并按時(shí)移交檔案室。2.在檔案借閱、使用過(guò)程中，配合檔案室做好相關(guān)工作。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍銀行各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、合同、報(bào)表等均屬于收集范圍，包括但不限于信貸業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、行政辦公檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。（三）歸檔流程1.檔案形成部門對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，一份隨檔案移交檔案室，一份留存本部門。3.檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核通過(guò)后辦理入庫(kù)手續(xù)。四、檔案存儲(chǔ)管理（一）庫(kù)房建設(shè)與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行合理布局，劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。3.存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別、年份等進(jìn)行有序排列。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用直立式存放，避免檔案折疊、卷曲。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.控制庫(kù)房溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間，定期進(jìn)行溫濕度監(jiān)測(cè)和記錄。2.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。3.采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。五、檔案借閱與使用管理（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案室。（二）借閱審批1.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性等情況進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案室應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或密級(jí)較高的檔案，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，確保檔案安全。（五）檔案使用1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、銷毀檔案。2.使用檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上圈劃、批注等。（六）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案，檔案室對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.檔案室應(yīng)制定年度檔案盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)方式1.定期盤點(diǎn)：每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行逐一核對(duì)。2.不定期盤點(diǎn)：根據(jù)工作需要，對(duì)重點(diǎn)檔案或特定區(qū)域的檔案進(jìn)行不定期盤點(diǎn)。（三）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對(duì)檔案的數(shù)量、種類是否與庫(kù)存臺(tái)賬一致。2.檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，是否存在損壞、丟失等情況。3.核實(shí)檔案的借閱、歸還情況，確保賬實(shí)相符。（四）清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.針對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案、調(diào)整賬目等。3.對(duì)因管理不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，配備專人負(fù)責(zé)庫(kù)房管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及銀行機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.明確檔案的密級(jí)劃分，對(duì)不同密級(jí)的檔案采取相應(yīng)的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)保密意識(shí)，防止檔案信息泄露。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟等。2.加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.數(shù)字化處理過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的