PAGE縣醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強縣醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院建設(shè)、醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于縣醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則：對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全院檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高醫(yī)院員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院的決策、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作提供服務(wù)。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交醫(yī)院檔案管理科。2.協(xié)助檔案管理科開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本科室員工的檔案意識。3.配合檔案管理科做好檔案的查詢、利用等工作，及時提供所需檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等十大類。1.文書檔案：主要包括醫(yī)院在行政管理、黨團(tuán)工作、工會工作等方面形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.醫(yī)療檔案：指醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的數(shù)據(jù)資料，如病歷、醫(yī)囑、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。3.教學(xué)檔案：涵蓋醫(yī)院教學(xué)管理、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實習(xí)資料等。4.科研檔案：包括科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果、學(xué)術(shù)論文等。5.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利等方面的資料。6.財務(wù)檔案：涉及醫(yī)院財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置申請、合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。8.基建檔案：主要有醫(yī)院基本建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件資料。9.聲像檔案：如醫(yī)院重大活動照片、錄像、錄音等。10.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)文件、醫(yī)療信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如2023永久001。2.醫(yī)療檔案編號：按照病歷號進(jìn)行編號。3.教學(xué)檔案編號：采用年度類別流水號，如2023教案001。4.科研檔案編號：根據(jù)科研項目編號規(guī)范進(jìn)行編號。5.人事檔案編號：按照人事管理部門的統(tǒng)一編號執(zhí)行。6.財務(wù)檔案編號：依據(jù)會計檔案管理要求進(jìn)行編號。7.設(shè)備檔案編號：采用設(shè)備購置年份設(shè)備類別流水號，如2022醫(yī)療設(shè)備001。8.基建檔案編號：按照項目編號進(jìn)行編號。9.聲像檔案編號：采用年度內(nèi)容類別流水號，如2023醫(yī)院活動照片001。10.電子檔案編號：結(jié)合電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行編號，確保與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本科室在工作中形成的各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.醫(yī)院各部門在辦理完畢的文件、資料等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理科。3.對于重要活動、會議等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時移交檔案管理科。4.醫(yī)院員工在離職時，應(yīng)將個人保管的屬于醫(yī)院的檔案資料全部移交檔案管理科。（二）檔案整理1.檔案管理科收到各科室移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行整理，確保文件格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。5.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，永久檔案應(yīng)單獨保管。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.醫(yī)療檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般病歷保存期限不少于30年。3.教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等的保管期限根據(jù)其重要程度和實際需要確定。4.聲像檔案、電子檔案的保管期限與相應(yīng)紙質(zhì)檔案一致。（四）檔案定期檢查1.檔案管理科應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全與合理使用。2.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)院檔案的，必須經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案，需提交查閱申請函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理科指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理科同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理科應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理科應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理科人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)報醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全與徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢、檢索和統(tǒng)計分析。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為醫(yī)院各項工作提供更好的支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備等信息化硬件設(shè)施。2.制定檔案數(shù)字化操作規(guī)程，規(guī)范檔案數(shù)字化流程，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.將檔案管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。（三）電子檔案管理1.嚴(yán)格按照電子文件管理規(guī)范對電子檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。注重電子文件的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)